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iPaas & RPA
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01 Relevanz
Integration und Automation
Moderne IT-Systems sind eine Kompositum aus verteilten Diensten und Systemen. Angepasste Cloud-Dienste werden mit fertigen Software-as-a-Service Diensten und on-premise Systemen kombiniert. Ohne den Einsatz spezialisierter Software bleibt jedes Unternehmen weit unter seinen Möglichkeiten. Eine „all SAP“ oder „all Microsoft“ Lösung kostet regelmäßig mehr, ist deutlich fehlerbehaftet und bietet nur einen Bruchteil der Features. Die Unternehmenswelt lebt von spezialisierten und individuellen Lösungen. Anders wären Alleinstellungsmerkmale nicht möglich.
Diese Dienste und Systeme müssen zu Ende-zu-Ende Prozessketten integriert werden. Selten bieten Systeme eine nahtlose Integration zwischen einander an. Vielmehr werden Schnittstellen genutzt, zwischen denen „übersetzt“ wird. Bei dieser „Übersetzung“ werden oftmals auch weitere Anreicherungen von Daten durchgeführt. Und verknüpft man mehrere unternehmensübergreifende Systeme miteinander, werden Ende-zu-Ende Automatisierungen möglich. Manuelle Arbeiten entfallen; die Automatisierungssoftware enthält und wendet die Geschäftslogik selbständig an, damit Geschäftsvorfälle korrekt ohne menschliche Interaktion umgesetzt werden.
Geringere Prozesskosten, weniger Ressourcenbedarf, schnellere Durchlaufzeiten sowie eine höhere Ergebnisqualität sind der Nutzen einer klugen Integration und Automatisierung.
Von Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung
Die meisten Automatisierungslösungen werden entlang des sogenannten Order-to-Cash Prozesses geschaffen: Aufträge werden automatisiert erfasst, bearbeitet; Waren und Dienstleistungen automatisiert kommissioniert, versendet und getrackt bzw. erbracht; Finanzsysteme automatisch mit Leistungsdaten versorgt, Geschäftspartner über unterschiedliche Status ihrer Aufträge informiert. Rechnungen vollautomatisch generiert, formatiert und zugestellt. Letztlich wird auch noch der Zahlungseingang kontrolliert. Diese Abläufe finden in der Regel nicht in einem System statt sondern in vielen verschiedenen. Oftmals müssen Funktionalitäten ergänzt werden, weil sie die Kernsysteme nicht bieten. Viele Schnittstellen und spezialisierte System bilden das große Ganze.
Neben dem Order-to-Cash Prozess gibt es noch viele weitere Anwendungsfälle, die wir automatisieren: Einstellungen, Ausstellungen, Übertragung von Buchungsdateien, Genehmigungsprozesse, Sendungsverfolgungen, Konvertierungen von Ausgangsrechnungsformaten, automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und vieles mehr. Kaum ein Ablauf ist nicht automatisierbar – auch im Backoffice.
iPaas und RPA
Die bekanntesten Herangehensweisen für die Integration und Automatisierung sind integration-Platform-as-a-Service (iPaaS) und Robotic Process Automation (RPA). iPaaS wird für APIs (technische Schnittstellen) verwendet, RPA für die Automatisierung von Programmen mit Benutzeroberflächen. Während iPaaS deutlich zuverlässiger und wartungsärmer ist, ist RPA auch für sehr alte Programme ohne Schnittstellen nutzbar. iPaaS bietet eine elegantere Möglichkeit, ganze Prozesse von Anfang bis Ende zu automatisieren, RPA wird häufig auch für Testautomatisierung verwendet, da es einen Menschen mit all seinen Dateneingaben und Mausklicks simuliert.
Entscheidend ist, die richtige Technologie auf das jeweilige Problem anzuwenden. Andernfalls ist der Wartungsaufwand zu hoch und die Qualität der Automatisierung und Integration nicht hinreichend gut genug.
02 Erfolgsfaktoren
Grundsätzlich sollte über APIs (Schnittstellentechnologien) so viel automatisiert werden wie möglich. RPA sollte dann eingesetzt werden, wenn es nicht anders geht. Daneben sollte geprüft werden, ob eine direkte Integration der Systeme möglich ist oder ob ein dediziertes, kleines Microservice ausreicht. Das kann deutlich günstiger sein, als eine ganze iPaaS oder RPA Plattform zu mieten.
Wir prüfen und besprechen nicht nur den aktuellen Bedarf sondern versuchen zu verstehen, wie sich die Anforderungen in den nächsten Jahren ändern können. Da auch AI immer mehr für Automatisierungen und Integrationen eingesetzt werden kann, sollten der Blick in die Zukunft bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Da es bei den Kosten von iPaaS und RPA große Unterschiede gibt, die über kluges Sizing und harte Verhandlungen deutlich beeinflussbar sind, sollte jede Einschränkung von Anbietern vermieden werden. Viele Wege führen nach Rom.
Selbstverständlich unterscheiden sich die iPaaS und RPA Plattformen in Ihren Fähigkeiten. Viele Altsysteme mit mehr als 20 Jahren Tradition werden mühevoll und oft unglücklich auf das Cloud-Zeitalter getrimmt. Auch wenn sie Jahren noch führend gewesen sein sollten, so können sie heute bereits weit ins Hintertreffen geraten sein. Wir haben das stets im Blick und widerstehen den Engelszungen der Verkäufer.
03 Vorgehen
Gesamtprozess
Zu Beginn erfragen wir den Gesamtprozess von Anfang bis Ende: Was soll inhaltlich erreicht werden? Welche Systeme in wessen Einflusssphäre sind beteiligt? Welche Schnittstellen bieten diese? Wo bestehen derzeit Probleme im Ablauf? Welche Daten werden ausgetauscht? Wie sind diese Daten strukturell aufgebaut? Welche Ausnahmezustände kann es geben. Das und viele weitere Punkte müssen geklärt werden, bevor eine Integration und Prozessautomatisierung stattfinden kann. Wir stellen das sicher.
Unterlässt man diesen Blick auf den Gesamtprozess und seine Teile bis ins Detail, so wird man diese während des Umsetzungsprojektes nachholen müssen. Denn ohne sie ist eine fehlerfrei Implementierung nicht möglich.
Mappings
Integration bedeutet, dass ein System Daten abgibt, das ein anderes System in dieser Form nicht unverändert übernehmen kann. Es müssen zumeist Datensatzstrukturen und Feldinhalte übersetzt werden. Das nennt man Mapping. Hierbei ist es wichtig, nicht nur die Feldinhalte zu verstehen, sondern auch etwaige Formatrestriktionen zu beachten. Gleichzeitig kann der Aufbau eines Datensatzes zwischen Quelle und Ziel deutlich variieren, sodass eine hierarchische Transformation nötig ist.
Wir kümmern uns gründlich um das Verständnis Ihrer Daten, dokumentieren das Mapping klar und verständlich und übernehmen auch alle inhaltichen Abstimmungen mit den beteiligten Personen. Die Aufgabe ist mühsam aber wichtig. Ohne sie gibt es keine erfolgreiches Projekt. Im Fall von RPA werden statt technischen, textbasierten Schnittstellen graphische Benutzermasken analysiert. Hier ist auf die Interaktion mit den Benutzermasken zu machten, gerade wenn es sich um Legacy Anwendungen wie Terminal Emulationen handelt. Auch darin sind wir kompetent.
Betrieb und Weiterentwicklung
Wurden alle Prozessschritte implementiert, so legen wir unser Augenmerk auf den Betrieb und die Weiterentwicklung. Schnittstellen verändern sich, Probleme treten auf, Neuanforderungen treten hinzu. Bereits während der Entwicklung führen wir ein aussagekräftiges Logging und Monitoring der automatisierten Abläufe ein, was auch in bestehenden Controll-Towern oder -Lösungen stattfinden kann. Das ist die Grundlage für Fehleranalysen und quantitativen Auswertungen (z.B. Leistungsverbräuchen). Zudem betreiben wir auf Wunsch den Betrieb der Lösung an. Wir kümmern uns dann um alle Fehlervermeidungen, -beseitigungen und -korrekturen.
Letztlich entwickeln wir auf Wunsch weitere Automatisierungslösungen, schulen Ihre Mitarbeiter und sorgen dafür, dass die Prozesskosten deutlich sinken.
Das sagen Kunden
Text Kunden