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Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 problemlos meistern

Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 problemlos meistern

Das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung macht die E-Rechnung ab 2025 zur Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland. Das Bundesministerium für Finanzen lässt XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Format zu. Was bedeutet das jetzt für alle Unternehmen, vor allem Mittelständler? Wie können Sie Ihr ERP-System möglichst einfach und kostengünstig fit für die E-Rechnung machen? Es geht schließlich um den Rechnungsversand und Rechnungsempfang, ein Kernprozess eines jeden Unternehmens.

Rechnungen automatisiert einlesen und mit Geschäftspartnern austauschen, ist ein Standardablauf im Geschäftsverkehr – leider aber auch ein sehr aufwändiger und teurer. Denn zumeist überführt zuerst der Rechnungssteller digitale Rechnungsdaten in analoge Formate wie PDF, TIFF oder gar Papier, die der Rechnungsempfänger dann oft technisch mühsam oder gar manuell wieder in digitale Informationen transformieren muss. Wie sogar das automatisiert werden kann, haben wir andernorts gezeigt. Ab 2025 soll damit nach dem Wunsch der Bundesregierung Schluss sein. Die E-Rechnung, also die elektronische Rechnung in einem Standardformat, soll für eine bessere Verarbeitung von Rechnungen sorgen, die Kosten senken, sowie die Kontrolle für die Finanzämter erleichtern.

Die E-Rechnung einfach erklärt

Die E-Rechnung ist ein Textdokument, in dem die Rechnungspositionen sowie die sonstigen notwendigen Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung in einem maschinenlesbaren, vorhersehbaren, strukturierten Format enthalten sind. Jedes Feld ist definiert, z.B. „Rechnungsnummer“, sodass ein Programm sich darauf verlassen kann, dass in diesem Feld immer dieselbe Information steht, z.B. immer die Rechnungsnummer.

Das Bundesministerium für Finanzen legt sich auf zwei Formate fest, die es für zulässig hält: Das bereits seit 2021 vorgeschriebene XRechnung Format für Rechnungen an öffentliche Institutionen sowie den im eCommerce gängigen ZUGFeRD Standard ab Version 2.0.1. Wird ein Dokument in einem dieser beiden Standarddatenstrukturen erstellt, so kann es – muss aber nicht – zusätzlich vom Ersteller signiert und ist damit fälschungssicher gemacht werden.

Die XRechnung

Bei der XRechnung handelt es sich um eine XML-Datei, welche nach einem bestimmten Schema aufgebaut sein muss. Jedes Feld hat einen bestimmten, von diesem XRechnungsstandard vorgegebenen Feldnamen, auf den der Feldwert folgt, z.B. „Rechnungsnummer“ „RE-2023-12-0254“. Da die Struktur fest und auch einheitlich ist, kann jedes Programm, welches diesem Standard folgt, die Rechnungsinformationen problemlos auslesen. 

Zudem kann aus der XML-Datei mithilfe eines XRechnung Anzeigeprogramms eine für den Menschen leichter lesbare PDF-Datei erzeugt werden. Maßgeblich ist jedoch die XML-Datei.

In die XRechnung können auch weitere Dokumente eingebettet werden wie z.B. Leistungsnachweise oder Lieferscheine. Sie werden in einem sogenannten base64-Encoding gespeichert, einer Nummernfolge, welche auch im Internet für die Übertragung von Bildern innerhalb von E-Mails verwendet wird. Das Programm zur Erzeugung der XRechnung erstellt diese base64-encoded Nummernfolge und schreibt sie in ein entsprechendes Feld.

Das ZUGFeRD Format

Was sich wie ein Relikt aus der vormaschinellen Ackerwirtschaft anhört und in Frankreich Faktur-X heißt, ist der XRechnung sehr ähnlich, erweitert diese jedoch. Eine ZUGFeRD Rechnung ist ein menschenlesbares PDF-Dokument, in welches eine XML-Datei für maschinen lesbar eingebettet ist. Damit werden zwei Vorteile erreicht:

1.  Eine ZUGFeRD Rechnung ist für Menschen wie eine normale PDF-Rechnung lesbar.

2. Jedes Computerprogramm, das diesen Standard implementiert, kann die in der PDF-Datei versteckte XML-Datei auslesen.

Folglich entfällt beim ZUGFeRD Standard die nachträgliche Erzeugung eines menschenlesbaren PDF-Dokuments, da es bereits bei der Erstellung der ZUGFeRD Rechnung erzeugt wird. Die XML-Datei folgt wiederum einem Standard, sodass sich das Empfängerprogramm darauf verlassen kann, dass die ZUGFeRD Rechnung problemlos auslesbar ist.

Einbindung in ERP-Systeme

Wir gehen davon aus, dass die großen ERP-Systemhersteller wie SAP S\4 oder Oracle Fusion oder Microsoft Dynamics E-Rechnungskonforme Funktionalitäten zur Erstellung sowie zum Einlesen von E-Rechnungen bereitstellen werden.  Unsere Lösung richtet sich an jene Unternehmen, deren ERP diese Funktionalität nicht bietet oder dessen E-Rechnungsmodul sie aus irgendeinem Grund nicht nutzen können.

Dabei folgen wir dem Prinzip des geringsten Eingriffs in die bestehenden IT-Systeme: Sie wollen ja kein IT-Großprojekt vom Zaun brechen. Zudem wollen wir keine Software bei Ihnen installieren müssen, sondern bieten einen Cloud-Dienst an, der an Ihr ERP über eine flexible Schnittstelle angebunden wird (z.B. RESTful Service, SFTP, EDI-Server usw.). Drittens soll der Dienst so einfach und zuverlässig wie nur möglich sein und sämtliche Vorgänge GOBD-konform protokollieren können. Viertens soll die E-Rechnung kosteneffizient erstellt und ausgelesen werden können, sodass die gesetzliche Pflicht nicht zu einem budgetären Problem wird.

Unser E-Rechnungsdienst setzt daher auf folgende Komponenten:

  1. Flexible Anbindungsmöglichkeiten an Ihr EPR; hier nutzen wir einen der modernsten iPaaS-Dienste mit unbegrenzten technischen Möglichkeiten, sodass jeder Kunde problemlos angebunden werden kann.
  2. Zuverlässige XRechnung und ZUGFeRD Erstellungssoftware bzw. Auslesesoftware, die regelmäßig auf Sicherheitslücken und ihre Funktionalität getestet wird sowie immer den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
  3. Eine lückenlose Protokollierung aller Vorgänge in einer fälschungssicheren, GOBD-konformen Datenbank, sodass alle Transaktionen auch nach Jahren noch nachvollziehbar sind.
  4. Unbeschränkte Erweiterungsmöglichkeiten aufgrund einer modularen, an Standards orientierten Cloud-Architektur, die der Dynamik des Wirtschaftslebens Rechnung trägt.

Zuletzt sei noch erwähnt: Jede Lösung ist nur so gut, wie die dahinterstehenden Menschen. Daher legen wir größten Wert auf eine glasklare Kommunikation, ein stringentes Projektmanagement sowie einen erstklassigen Kundenservice. 

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Angewandte künstliche Intelligenz im Unternehmen ist dabei ein integraler Bestandteil. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.