Für eilige Leser:

• Bestellportale in Unternehmen basieren meist auf ERP-Systemen wie SAP, Oracle, MS Dynamics und bilden zusätzlich den Bestellablauf inkl. Freigabeprozess ab.
• Externe Webshops hängen sich in diese Bestellportale ein und erscheinen dem Benutzer als einheitliches Portal. Kostenstellen, Benutzerberechtigungen sowie Artikelnummern werden aus dem Bestellsystem nahtlos an den Webshop übergeben.
• Nach Auswahl der Ware im externen Webshop werden alle Bestelldaten an das Bestellportal zurückübertragen, sodass der Freigabeprozess umgehend erfolgen kann.
• Letztlich wird die Bestellung mit den Warenkorbdetails aus dem externen Webshop und den Daten aus dem Bestellsystem an den Lieferanten geschickt. Dieses System lässt sich auf beliebig viele Lieferanten ausrollen.
• Für die Anwender erscheint alles aus einem Guss und ist intuitiv nutzbar wie öffentliche Webshops.

Sobald Bestellungen von Bürobedarf oder sonstigen Produkten und Dienstleistungen komplexer werden, führen manuelle Abläufe und unübersichtliche Systeme schnell zu Frustration bei den Mitarbeitenden. Webshop-Lösungen in Form von Mitarbeiter-Shops können hier eine effektive Alternative bieten. Neben einem reibungslosen und transparenten Einkaufsprozess können diese die Motivation sowie die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken. Zudem entlasten sie die Einkaufsabteilung signifikant, da die Mitarbeiter gleichsam in „Self-Service“ arbeiten.

Mitarbeitershops erfolgreich implementieren durch Webshop-Lösungen

Ein Mitarbeitershop ist eine interne Plattform, über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Büromaterial oder auch Produkte und Dienstleistungen zu vergünstigten und vom Einkauf zuvor zentral verhandelten Konditionen bestellen können. Viele Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern ein solches Bestellportal als Webshop-Lösung für unterschiedlichste Leistungen an: Firmen-Smartphones, Büromöbel, IT-Equipment, Firmenautos, Blumen und vieles mehr. Im Hintergrund arbeitet bei diesen eProcurement Systemen (elektronische Beschaffungssysteme) zumeist eine Erweiterung des ERP-Systems (SAP, Oracle, MS Dynamics u.a.). Innerhalb dieser Systeme können die Bestellprozesse inklusive Freigaben durch Vorgesetzte und anschließende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung realisiert werden. Der Unternehmenseigene Webshop ist dann nochmals eine Erweiterung des eProcurement Systems, der dem Benutzer das vertraute Shopping Erlebnis ermöglicht.  

In unserem Blogbeitrag “Effiziente Lieferantenintegration in Ihr Bestellportal” zeigen wir Ihnen, wie Sie neue Lieferanten, die noch keinen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Webshop haben, schnell und unkompliziert in Ihr Bestellportal einbinden können – und das innerhalb weniger Tage oder Wochen.

Effiziente Abläufe durch spezialisierte Systeme

Was steckt hinter der Magie solcher Webshop-Lösungen für Mitarbeiter? Wie funktioniert der Bestellvorgang so reibungslos? Sieht man näher hin, sind hier mehrere Systeme im Einsatz: 

• Ein ERP-System wie SAP, Oracle oder MS Dynamics, in dem sämtliche Stammdaten, Berechtigungen usw. hinterlegt sind; 
• eine eProcurement Plattform wie WPS4 als Add-on zum ERP-System, über die der Bestellprozess des Mitarbeiters abgewickelt wird; 
• ein Katalog-Dienst wie wescale oder meplato, über den die Daten zwischen eProcurement Plattform und externen Webshop in einem standardisierten eCommerce Format ausgetauscht werden; 
• einer flexiblen Low Code Plattform wie Oracle APEX mit Oracle Autonomous Database als externen Webshop. 
• Optional kann eine Integrationsplattform wie Workato verwendet werden, um den Datenaustausch zwischen meplato und Oracle bei der Warenkorberstellung sowie zwischen WPS4 und dem ERP-System des Lieferanten bei der finalen Bestellübermittlung zu erleichtern.

Klingt komplex? Ja und nein. Ende-zu-Ende Geschäftsprozesse bedienen sich in der Regel spezialisierter Einzelsysteme. “One System does it all” ist selten der Fall. Zu komplex sind die Anforderungen, zu spezialisiert die jeweilige Funktion. Die meisten Systeme werden einmal installiert und dann nur noch konfiguriert, wenn etwas Neues angebunden werden soll. In unserem Beispiel ist der externe Webshop “neu”, während WPS4 und meplato nur geringfügig konfiguriert werden müssen, um mit dem Webshop bzw. dem ERP-System des Lieferanten zu interagieren.

Warum Low-Code? 

Viele dieser Funktionalitäten bieten Low Code Plattformen out-of-the-box oder lassen diese sehr schnell auf Basis von fertigen Komponenten erzeugen. Zwar mag man nicht alle Freiheiten von Pro-Code haben, jedoch fallen diese in der Regel kaum ins Gewicht. Man entwickelt damit schließlich keine Software für autonom fahrende Autos oder SpaceX Raketen.

Für eine schnelle Anwendungsentwicklung ist Low Code bestens geeignet 

Webshop-Lösungen: Was Sie beachten sollten

Schnell wird deutlich, dass eine Webshop-Lösung als Bestellportal für Mitarbeiter ein essenzielles “notwendiges Übel” ist, jedoch keinen Selbstzweck hat. Eine Umsetzung erfolgt am schnellsten mit einer Low Code Plattform, die eine grafische Softwareentwicklung ermöglicht und bereits den Workflow eines Webshops als fertiges Modul mitbringt. Hier fallen drei Hersteller auf: 

OutSystems, Mendix und Oracle APEX

Während OutSystems mit schönen Oberflächen und einer weitgehend graphischen Anwendungsentwicklung auch in der Geschäftslogik und Datenbank punktet, verliert es preislich an Attraktivität. Oft ist ein niedriger fünfstelliger Betrag jährlich fällig, um eine Anwendung zu entwickeln – für den einen oder anderen deutlich zu viel.

Mendix, heute ein Tochterunternehmen von Siemens, verliert durch seinen lustlos wirkenden Vertrieb an Attraktivität. Offenbar liegt der Fokus auf Großkunden und Enterprise Anwendungen – was sehr schade ist, da dieser Pioneer des Low-Code eine leistungsfähige Lösung anbietet. 

Oracle APEX fällt positiv auf – gerade preislich und vertrieblich. Zwar müssen einige PL/SQL Skripts geschrieben werden, jedoch bietet Oracle alles, was ein kleiner – und großer -, professioneller Webshop für den oben geschilderten Anwendungsfall mitbringen muss. Zudem betragen die Kosten nur einen Bruchteil dessen, was OutSystems oder Mendix fordern. Pay-as-you-Go, nennt Oracle das. Je mehr der Webshop unter “Last” gerät, desto teurer wird es. Fair! Zudem läuft die Anwendung generell wartungsfrei in der Cloud, sodass keine Installation nötig ist. Deal!

Fazit

Mitarbeitershops sind ein effektives Instrument, um die Effizienz und Zufriedenheit der Angestellten zu erhöhen und den Einkauf deutlich zu entlasten. Mit Low-Code-Technologie können Unternehmen schnell und flexibel auf die Anforderungen ihrer Mitarbeiter reagieren und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, oftmals zu niedrigen Gesamtkosten. Durch die Kombination von Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffizienz und Schnelligkeit wird die Implementierung eines Mitarbeitershops zum Kinderspiel. 

Wenn Sie die Einrichtung eines Mitarbeiter-Shops in Ihrem Unternehmen planen oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, sind wir für Sie da. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung! Gemeinsam gestalten wir eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren Mitarbeitern den Einkauf erleichtert und Ihr Unternehmen voranbringt. Erfolg garantiert!

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Angewandte künstliche Intelligenz im Unternehmen ist dabei ein integraler Bestandteil. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.