Konzerntöchter übertragen regelmäßig Buchungsdateien aus ihren lokalen IT-Systemen an ein Konzern SAP-System zwecks Konsolidierung. Oft handelt es sich um Textdateien mit Payroll- oder Reisekosten-Salden aus lokalen HR-Lösungen wie ADP, SuccessFactors, Loga, Peoplesoft, Sage oder DATEV. In vielen Fällen artet das zum Stressfaktor für Fachbereich und IT aus. Wie löst man diese Anforderung binnen Minuten, ohne das Integrations-Team auf die Palme zu bringen?
Konkretes Beispiel
Zwei Tochterunternehmen eines Logistikdienstleisters stehen vor derselben Aufgabe. Eines muss seine Payroll-Salden samt Buchungsbelegen in einem ZIP-File übertragen. Das andere muss sowohl Payroll- als auch Reisekosten-Salden übertragen, jedoch zuvor eine Umbenennung der Buchungsdateien vornehmen, weil das Vorsystem diese nicht nach den Konzernvorgaben benennen kann - ein Import würde folglich scheitern.
Grundsätzlich können derartige Aufgaben auf mehrere Arten gelöst werden. Linux Bash-Skripte oder Windows Powershell-Skripte sind ein althergebrachter Weg; selbst entwickelte Python oder JavaScript Programme ein anderer. Ein Enterprise Architekt könnte zudem an den Enterprise Service Bus denken; ein HR-Mitarbeiter vermutlich - mit Grauen - eher an eine manuelle Lösung mit WinSCP oder File-Sharing Tools wie FileZilla.
All diesen Herangehensweisen mangelt es an Schnelligkeit, Einfachheit und vor allem leichter Wartbarkeit mit aussagekräftigem Monitoring im Fehlerfall; zahlreiche Vorarbeiten und IT-Systeme sind nötig, bevor an eine Übertragung zu denken ist.
Workato als Low-Code Lösung
Workato erledigt solche Aufgaben spielend und zwar auf Enterprise-Niveau. Konzipiert als Low-Code Integrations- und Automatisierungsplattform (iPaaS MQ) benötigt ein technisch interessierter Nutzer nur wenige Minuten dafür.
Zwar bietet Workato in seinen auf dem "Trigger-Action" Muster basierten "Recipes", wie die Integrationsprozesse heißen, auch fix-fertige Konnektoren zu SAP an. Jedoch dürfen diese bei vielen Unternehmen aus Sicherheitsgründen nicht eingesetzt werden: Die Übertragung zwischen zwei Systemen muss daher entkoppelt (asynchron) erfolgen können.
Im vorliegenden Fall bedeutet dies eine Übertragung zwischen zwei SFTP Gateways, von denen die SAP-Buchungsdateien abgeholt bzw. an welche sie übertragen werden sollen.
SFTP zu SFTP Übertragung
Ein Recipe ist eine Abfolge von Automatisierungsschritten, die man selbst "zusammenklicken" kann. Am Anfang steht immer ein auslösendes Event, ein sogenannter Trigger. In unserem Fall ist das die Ablage einer neuen SAP-Buchungsdatei durch das lokale HR-System auf einem FTP-Server der Tochtergesellschaft.
Workato prüft unserem Wunsch zufolge alle 5 Minuten, ob ein neues File dort abgelegt wurde. Wenn ja, dann lädt Workato das File herunter (SFTP Download Action) und lädt es umgehend auf das File-Transfer-Gateway des Konzerns wieder hoch (SFTP Upload Action).
Sollte dabei noch eine Umbenennung nach der vom Konzern vorgegebenen Namenskonvention erfolgen müssen, so wird das direkt beim Upload miterledigt. Mithilfe einfacher Ruby-Formeln, die in der Workato Dokumentation ausführlich beschrieben sind, ist das ein Kinderspiel.
Schritt für Schritt zur einfachen und zuverlässigen Lösung
Fertig! Drei Schritte sind für die Übertragung an SAP nötig. Mehr nicht. Passt wunderbar auf einen Screenshot.
Das Beste an der Sache ist: Ich muss mich nicht um den Betrieb und Weiterentwicklung der Infrastruktur, Konnektoren und die Sicherheit kümmern. Das erledigt Workato als Software-as-a-Service ganz von alleine. Mein Fokus kann ganz auf der funktionalen Lösung bleiben - ohne mich mit Boilerplate Code und der Konfiguration vieler Subsysteme herumschlagen zu müssen.
Ausblick: Monitoring und Selbstheilung
In einem weiteren Beitrag werden wir die Überwachung von Recipes wie dem obigen und Selbstheilung im Fehlerfall mittels Watch-Dog-Prozessen vorstellen. Zwar bietet Workato eine mächtige Logging-Möglichkeit inkl. Dashboard und API zur nahtlosen Einbindung in Monitoring-Systeme wie Datadog oder Splunk, jedoch wollen wir ein paar Kniffe anwenden, um auch im Problemfall ruhig schlafen zu können.
Interessiert an unseren Lösungen?
Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.
Kontakt aufnehmen
