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PDF Dokumente maschinell verarbeiten

PDF Dokumente maschinell verarbeiten

PDF Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Packscheine automatisch erfassen und fehlerfrei verarbeiten steigert die Produktivität und senkt die Kosten. Denn wer möchte schon Massendaten in sein ERP, WMS, TMS oder OMS eintippen? Wir zeigen, wie OCR-Prozesse mit höchster Treffgenauigkeit automatisiert werden, sodass Mitarbeiter sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.

Millionen PDF-Dokumente, TIFF-Dateien und sonstige Bildformate werden täglich zwischen Unternehmen ausgetauscht und größtenteils manuell verarbeitet. Zu unterschiedlich sind Aufbau, Format und Inhalt, als dass OCR-Technologie die Texte fehlerfrei erkennt und weiterverarbeiten könnte. So die verbreitete Ansicht. Hinzutritt, dass eine 90%ige Fehlerfreiheit meistens nicht hinreichend ist, gerade wenn die Fehler sich durch sehr viele Dokumente durchziehen und nicht auf einzelne Dokumente beschränkt bleiben. Denn was nützen 90%, wenn Menschen trotzdem 50% der PDFs manuell kontrollieren, korrigieren oder gar als Ganzes eingeben müssen?

 

90%ige Fehlerfreiheit klingt gut, reicht jedoch meistens nicht aus

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt, möchte man hier rufen. Die richtige Software wird es schon richten. Oder noch besser: Man zwinge die PDF-Versender, nur stark standardisierte und den Fähigkeiten der eigenen OCR-Sofware entsprechende Dokumente zu schicken. Beides ist leider zum Scheitern verurteilt. Denn die Realität ist, wie immer, komplizierter.

Zwar macht eine leistungsfähige OCR-Software einiges aus, jedoch zeigt die Praxis, dass gerade ML-befähigte IDP-Software (Independent Document Processing) bei strukturierten PDF-Dokumenten trotz intensiven Anlernens nicht immer überzeugende Ergebnisse liefert. Geschäftspartner dazu zu bringen, nur standardisierte und auf die eigenen Bedürfnisse angepasste PDF-Dokumente zu schicken, ist nur mit einer sehr hohen Verhandlungsmacht möglich. Das ist in einer komplexen und dynamischen Welt hingegen selten Realität.

Künstliche Intelligenz und Standardisierung lösen das Problem alleine nicht

Was tun? Glücklicherweise haben findige Firmen ihre IDP-Plattformen mit integrierter OCR-Software so weiterentwickelt, dass sie mit dem richtigen Knowhow an nahezu alle Anwendungsfälle, d.h. PDF-Dokumente, angepasst werden können. Mithilfe von ausgeklügelten Filtern, Operationen und Konfigurationen können die relevanten Texte aus den Quellen ausgelesen werden und anschließend über eine Integrations- und Automatisierungslösung weiter aufbereitet werden, um im gewünschten ERP, TMS, WMS oder OMS verarbeitet zu werden – und das ganz ohne menschliche Interaktion. Also doch alles eine Frage des richtigen Tools?

 

Intelligente Verarbeitung statt reinem Auslesen

Nein. Denn die Automatisierung verlangt deutlich mehr als eine reine Informationserkennung. Daten wie Artikelnummern, Vertragspartner, Warenpositionen oder Preise müssen nicht nur aus den PDF-Dokumenten ausgelesen werden, sondern auch vor dem Import in das Zielsystem weiterverarbeitet werden. Zeitangaben müssen umgewandelt werden, Preis- sowie Mengenangaben oder Rabattaktionen müssen berechnet oder validiert werden, bevor Sie in das ERP-System fließen; Adressen oder Referenznummern müssen mithilfe von weiteren Systemen validiert und bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden; mehrere Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine müssen zu einem Datensatz zusammengefasst werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können. All das soll automatisiert im Hintergrund geschehen, ohne dass ein händischer Eingriff nötig ist. Aber das sind nur einige Beispiele, wie PDF-Daten angereichert und strukturiert werden können oder müssen.

 

PDF-Daten können automatisch beliebig angereichert und verbessert werden

Fehlerhafte PDF-Dokumente mit z.B. fehlenden Kundennummmern oder Artikelnummern werden über Fehlerbehandlungsroutinen ausgesteuert und per E-Mail oder Chat an den Customer Service zur Korrektur oder Abstimmung mit dem Versender weitergeleitet. Somit ist Verlass auf eine vollständige und fehlerfreie Verarbeitung in den Kernsystemen. Denn was nützt eine 95%ige Trefferquote, wenn dennoch kein Verlass auf die korrekte Verarbeitung ist? Jede Verarbeitung muss funktionieren. Fehlerhafte müssen zumindest ausgesteuert werden: Management by Exception.

Erfolgreiche Automatisierung umfasst mehrere Schritte

Wie erreichen wir dieses Ergebnis? Der Erfolg ist, wie so oft, das Kind mehrerer Eltern.

  1. Erstens ist die Auswahl der für den Anwendungsfall passenden Software der erste Schritt. Um treffsicher auswählen zu können, muss man jedoch anbieterunabhängig und situativ vorgehen – frei von subjektiven Präferenzen oder bestehenden Vertragsbeziehungen. Zudem müssen die Kosten auf einem attraktiven Niveau liegen, sodass die Gesamtprozesskosten unter dem Status-quo enden. Software-as-a-Service bietet sich hier aufgrund des Pay-as-you-Go Prinzips an.
  2. Zweitens muss man die ausgewählte Software im Detail beherrschen und Grenzfälle kreativ lösen können – denn jede Software hat irgendwo ihrer Grenzen, doch gibt es immer einen Workaround, den man entweder kennen oder finden muss. Hier kommt die menschliche Schöpfenskraft ins Spiel.
  3. Drittens ist stets der Gesamtprozess bei der Automatisierung zu beachten. Nicht ein System führt zum Erfolg, sondern die Kombination aus mehreren Services, die beliebig komponiert werden können. Vorbei sind die Zeiten, in denen große Software-Anbieter alle Anforderungen befriedigen konnten. Viel zu heterogen und komplex sind die Anforderungen heute, um erfolgreich zu sein und zu bleiben.
  4. Viertens muss bereits bei der technischen Umsetzung an den sicheren Betrieb gedacht werden. Wie werden neue Sonderfälle erkannt, sodass sie kurzfristig eingearbeitet werden können? Wie werden Probleme dank Logging und Monitoring systemgesteuert eskaliert, sodass sie frühzeitig gelöst werden – am besten, bevor der Kunde überhaupt etwas bemerkt.?
  5. Fünftens darf die Weiterentwicklung nicht außer Acht gelassen werden. Denn: Erfolg nährt Erfolg. Je mehr manuelle Tätigkeiten in einer Arbeitswelt der Mitarbeiterknappheit automatisiert werden können, desto stärker wird die Nachfrage aus den Fachbereichen und desto mehr Automatisierungsideen werden diskutiert. Die eingesetzte Lösung muss diese Anforderungen schnell befriedigen, um das Momentum zu nutzen und die Anschubaufwände optimal zu verteilen. So entwickelt sich eine „Kultur der Automatisierung“ wiederkehrenender Tätigkeiten. Menschen sollen mit ihrer Kreativität arbeiten dürfen und nicht zu Copy & Paste oder monotonen Tätigkeiten gezwungen werden. Das hält keiner auf Dauer durch.

Erfolg nährt Erfolg

 

Projektierung und Umsetzung

Übrig bleibt die Frage nach dem konkreten Vorgehen. Da wir uns im Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung bewegen, bedarf die Umsetzung sowohl einer technischen als auch einer fachlichen Kompetenz. Die Beschreibung und das Verständnis der funktionalen Anforderung an den zu automatisierenden Prozess ist essenziell für den Erfolg. Frei nach dem Motto „wer schreibt der bleibt“ sollte der fachliche Ablauf sowie die jeweiligen Eingangs- und Ausgangsinformationen gleich dokumentiert und mit Beispielen unterlegt werden. Auf dieser Basis des gemeinsamen Verständnisses vom Zielzustand sowie den Einflussgrößen und funktionalen Rahmenbedingungen kann die Umsetzung beginnen.

Idealerweise erfolgt diese in mehreren Zyklen, d.h. iterativ, sodass zuerst der grundlegende Fall („Base Case„) umgesetzt wird. Wurde dieser erfolgreich getestet und im Betrieb erprobt, werden die Sonderfälle nach ihrer Bedeutung umgesetzt. So tritt nicht nur der Nutzen möglichst früh ein, sondern es werden auch Missverständnisse ausgeräumt, die trotz bester Planung sich erst kurz vor der Umsetzung oder gar während dieser zeigen. Im Ergebnis gewährleistet diese interaktive und iterative Weise die höchste Projekteffizienz.

Zudem wächst das Wissen auf allen Seiten um die Geschäftsprozesse, die technische Realisierung sowie die Möglichkeiten der Automatisierung. Die Einbindung der In-Haus-IT gewährleistet zudem eine Autarkie vom Dienstleister und eine weitere Skalierung der eingesetzten Technologien und Methoden, sofern In-Haus-Ressourcen verfügbar sind. Denn eines ist gewiss: Mit dem Essen kommt der Hunger

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica GmbH ist spezialisiert auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen aller Art. Vom Kernprozess der Auftragsverarbeitung bis hin zu HR- und Finanzprozessen unterstützt Business Automatica Unternehmen bei der Produktivitätssteigerung sowie der Optimierung von IT-gestützten Arbeitsabläufen.