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Automatizzare Zugferd, Faktur-X e XRechnung

Automatizzare Zugferd, Faktur-X e XRechnung

L'elaborazione e la creazione automatica di ZUGFeRD, Faktur-X e XRechnung con i sistemi IT esistenti è una gradita semplificazione nello scambio di fatture tra aziende, che altrimenti richiede molto tempo. Scoprite qui come anche voi potete importare e creare fatture digitali in questi standard basati su XML senza dover introdurre un nuovo sistema informatico.

 

L'importazione automatica delle fatture e il loro scambio con i partner commerciali è un processo standard nelle transazioni commerciali, ma purtroppo anche molto dispendioso in termini di tempo e denaro. Nella maggior parte dei casi, l'emittente della fattura converte prima i dati digitali della fattura in formati analogici come PDF, TIFF o addirittura carta, che il destinatario della fattura deve poi ritrasformare in informazioni digitali, spesso con grande sforzo tecnico o addirittura manualmente. Abbiamo mostrato come anche questo può essere automatizzato altrove altrove.

 

I principi contabili spiegati

Diversi comitati di standardizzazione hanno pensato che potesse essere più semplice e hanno creato gli standard basati su XML ZUGFeRD, Factur-X e XRechnung. Quest'ultimo è addirittura vincolante per lo scambio di fatture con le autorità tedesche. Tuttavia, rimane un problema: Come possono i processi aziendali esistenti utilizzare automaticamente questi formati di fattura per leggere e creare le fatture? Molte soluzioni offerte sono finalizzate principalmente alla creazione di XRechnung o ZUGFeRD in interfacce web. Se si crea un gran numero di fatture, questo deve funzionare direttamente dal sistema ERP. Inoltre, la ricezione e l'importazione di tali fatture non è ancora risolta. Abbiamo una soluzione che funziona indipendentemente dalla piattaforma e può essere integrata ovunque.

Cosa sono ZUGFeRD, Factur-X e XRechnung? Andiamo subito al punto: ZUGFeRD e Factur-X sono la stessa cosa, uno in tedesco, l'altro in francese. Tecnicamente si tratta di un PDF - PDF/A per la precisione - in cui è incorporato un file XML con i dati della fattura. L'idea è che le persone possano leggere il PDF e le macchine possano leggere il file XML. Inoltre, la struttura e i campi del file XML sono standardizzati, cioè denominati in modo uniforme, in modo che ogni informazione possa essere chiaramente assegnata ed elaborata al momento della lettura.

 

 

Esempio ZUGFeRD: PDF con XML incorporato

La XRechnung è un file XML che presenta anch'esso una struttura standardizzata. Tuttavia, manca della componente grafica prevista dallo standard ZUGFeRD. Se una persona vuole aprirlo e leggerlo, deve fare i conti con il documento XML e capire e interpretare i campi, oppure utilizzare un servizio, di solito un sito web, che può almeno preparare la XRechnung strutturalmente grazie al suo standard.

 

Leggere la fattura di ZUGFeRD

Il problema: il sistema informatico dell'azienda

Se scrivete poche fatture con software come lexoffice, sevDesk, fastbill o altre soluzioni per le piccole imprese, potete creare ZUGFeRD o XRechnungen con la semplice pressione di un tasto e inviarle via e-mail. Ma cosa succede se si creano centinaia di fatture al mese o addirittura al giorno, che devono essere convertite nello standard richiesto dal destinatario? Allora avete bisogno di un "software" che si integri perfettamente con il vostro sistema ERP leader, in modo che la creazione della fattura possa essere attivata con i dati della fattura dal sistema ERP, mentre il "software" si occupa della corretta progettazione e trasmissione della ZUGFeRD o della XRechnung.

Se si riceve una fattura ZUGFeRD o XRechnung, lo stesso "software" dovrebbe essere in grado di trasferire i dati della fattura direttamente al sistema ERP senza bisogno di interventi manuali. Anche il fatto che la fattura arrivi tramite e-mail, interfaccia o caricamento di file dovrebbe essere irrilevante. I dati della fattura devono entrare nel sistema ERP senza errori e immediatamente, poiché gli obiettivi di pagamento, gli sconti e le scadenze decorrono dal momento in cui la fattura viene ricevuta e non solo quando viene elaborata.

 

Business Automatica GmbH - Integrazione in un connettore Workato

Creare e leggere

Per garantire che tutto sia facile e veloce e possa essere mantenuto flessibile, abbiamo sviluppato un "software" che può essere integrato in qualsiasi piattaforma di integrazione e automazione come modulo o servizio. Che si tratti di Workato, Oracle Integration Cloud, SAP Integration Suite, Mulesoft o webMethods, grazie ad API e connettori, il nostro convertitore di fatture digitali può essere integrato in qualsiasi middleware.

 

La creazione di fatture ZUGFeRD offre una caratteristica speciale: il creatore della fattura può utilizzare un file di configurazione per determinare l'aspetto del PDF della fattura ZUGFeRD. Il layout può quindi essere personalizzato in base alla propria identità aziendale. Se il nostro convertitore di fatture viene chiamato, il processo chiamante riceve in risposta la fattura ZUGFeRD PDF/A con il file XML incorporato, che può essere archiviato su un file server o su un cloud storage come AWS S3 o Box. In alternativa, la fattura può essere visualizzata in MS Teams o Slack prima di essere inviata e consegnata solo dopo l'approvazione. Non ci sono limiti alle preferenze del vostro flusso di lavoro.

Tutti i passaggi possono anche essere documentati in un'app di registrazione per garantire la completa trasparenza di tutte le attività di fatturazione in ogni momento.

Lo stesso passo deve essere fatto per l'importazione di ZUGFeRD o XRechnung: Parsing di un file XML secondo lo standard, cioè assegnazione dei nomi dei campi e analisi del contenuto. Il contenuto viene poi trasferito al sistema a valle, ad esempio MS Dynamics F&O. Nel caso di ZUGFeRD, invece, il PDF/A deve essere prima suddiviso nella fattura grafica e nel file XML. Il PDF può essere archiviato su un file server o su un cloud storage e il link al rispettivo documento leggibile dall'uomo può essere trasferito al sistema a valle come URL. I dati del file XML si trovano quindi nel sistema a valle e il dipendente può visualizzare il PDF in un browser facendo clic sull'URL, se necessario.

 

Business Automatica GmbH

Automazione, integrazione, WayWeWork

Cosa ci insegna questa implementazione? Se i dati devono essere scambiati tra sistemi senza interazione manuale e possibilmente coinvolgendo altri sistemi, si tratta di un'attività di integrazione. Allo stesso tempo, l'integrazione richiede sempre una comprensione del flusso di lavoro desiderato. Questo a sua volta richiede che le persone pensino al modo in cui vogliono lavorare.

L'elaborazione delle fatture dovrebbe essere sempre automatica. Si tratta di un "male necessario", poiché senza di essa non scorre denaro. Allo stesso tempo, questo processo aziendale ha requisiti elevati in termini di precisione, formati e tracciabilità.

XRechnung e ZUGFeRD o Faktur-X facilitano lo scambio di dati, ma questi due standard sono solo "metà della battaglia". Solo quando i dati trasmessi sono integrati in un flusso di lavoro automatizzato dall'inizio alla fine, le parti coinvolte saranno davvero aiutate. In caso di reclamo, potranno non solo comprendere e spiegare ogni fase del processo, ma anche avviare nuovi processi, se necessario.

Un connettore flessibile che può essere utilizzato da qualsiasi ambiente informatico per creare e importare fatture ZUGFeRD, Faktur-X e XRechnung è una gradita opportunità per semplificare e migliorare la qualità della propria elaborazione delle fatture e per soddisfare ancora meglio i requisiti di legge.

 

Informazioni su Business Automatica GmbH:

Business Automatica riduce i costi dei processi automatizzando le attività manuali, aumenta la qualità dello scambio di dati in architetture di sistema complesse e collega i sistemi on-premise con le moderne architetture cloud e SaaS. Business Automatica offre anche soluzioni di automazione incentrate sulla sicurezza informatica dal cloud.