KI als Kostenkiller: Intelligente Automatisierung Ihrer Kernprozesse

Für eilige Leser:

• Effizienz steigern, Kosten senken: Wie intelligente Automatisierung mit KI bis zu 80 % der manuellen Arbeitszeit spart.
• Von RPA bis NLP: Erfahren Sie, wie modernste Technologien alltägliche Geschäftsprozesse revolutionieren.
• Konkret und praxisnah: Beispiele für automatisierte Auftragsbearbeitung, Kundenservice und Kostensenkung.
• Blick in die Zukunft: Welche Potenziale bietet intelligente Automatisierung für Ihr Unternehmen – heute und morgen?

In Zeiten steigender Herstellungs- sowie Betriebskosten, eines zunehmenden Wettbewerbsdrucks und trüber Aussichten für die nahe Zukunft suchen Unternehmen nach Wegen, ihre Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Intelligente Automatisierung mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) ist dabei längst mehr als ein Trend – sie erweist sich als echter Game Changer, um die Arbeitskosten vor allem in der Verwaltung zu senken.

Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Optimierung komplexer Geschäftsprozesse ermöglicht KI signifikante Kosteneinsparungen und legt den Grundstein für langfristigen Unternehmenserfolg. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen konkrete Beispiele, wie intelligente Automatisierungslösungen Ihre Kernprozesse revolutionieren können.

Was bedeutet intelligente Automatisierung?

Automatisierter Auftragseingang: Vom Postfach ins ERP-System

Die Bearbeitung von Bestellungen gehört in vielen Unternehmen zu den zeitintensivsten und ressourcenaufwendigsten Aufgaben. Häufig prüfen Mitarbeiter manuell E-Mails, erfassen Bestelldaten und übertragen diese in verschiedene Systeme. Dies ist nicht nur mühsam und teuer, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler. Hier setzt intelligente Automatisierung an: Mit modernen KI-gestützten Technologien wird der klassische Bestellprozess revolutioniert. Automatisierungslösungen ermöglichen es, diese repetitive Arbeit vollständig zu digitalisieren und zu optimieren.

Durch den Einsatz intelligenter Technologien wird der gesamte Workflow von der Eingangsmail bis zur Verarbeitung im ERP-System nahtlos automatisiert. Im Detail kommen dabei folgende Innovationen zum Einsatz:

• Intelligente Dokumentenerkennung (OCR+): Mithilfe fortschrittlicher optischer Zeichenerkennungstechnologien werden relevante Informationen wie Bestellnummern, Mengen oder Lieferadressen direkt aus eingehenden E-Mails und Dokumenten extrahiert – und das mit einer Präzision, die nahezu an 100 Prozent heranreicht.

• Natural Language Processing (NLP): Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht es, den Kontext und die Struktur von Bestellungen zu verstehen. Diese Technologie erfassen automatisch die Details in den Anfragen bzw. Bestellungen, erkennt spezifische Anforderungen und sorgt dafür, dass die richtigen Schritte eingeleitet werden.

• Robotic Process Automation (RPA) und intelligent Process Automation (iPaaS): RPA bzw. iPaaS übernimmt die Übertragung der extrahierten Daten in das ERP-System. Diese Plattformen agieren dabei wie virtuelle Mitarbeiter, die schnell und fehlerfrei Daten verarbeiten – unabhängig von der Komplexität des Systems.

• Machine-Learning-Algorithmen: Durch maschinelles Lernen passen sich die Systeme kontinuierlich an. Korrekturen und neue Daten werden genutzt, um die Genauigkeit der Verarbeitung kontinuierlich zu verbessern.

Das Ergebnis dieser intelligenten Automatisierung ist beeindruckend: Der manuelle Aufwand für die Dateneingabe wird um bis zu 80 % reduziert, Fehlerquoten sinken drastisch, und der Bestellprozess wird von mehreren Stunden auf wenige Minuten beschleunigt. Unternehmen profitieren so nicht nur von einer höheren Effizienz, sondern auch von zufriedeneren Kunden und einer besseren Wettbewerbsfähigkei, da die Auftragsabwicklung als einfach und kundenorientiert wahrgenommen wird.

Smarter, schneller, fehlerfrei dank intelligenter Automatisierung

Vereinfachen Sie repetitive Aufgaben wie das Auswerten und Erfassen von Aufträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Unsere intelligente Automatisierungslösung nutzt modernste KI-Technologie, um die Dokumentenverarbeitung effizient zu automatisieren und die Ergebnisse nahtlos in Ihre ERP-, TMS- oder Warenwirtschaftssysteme zu integrieren. Das steigert Effizienz und Datenqualität – und das ganz ohne manuellen Aufwand. Interessiert? Entdecken Sie die Automatisierung in Aktion!

Unser Showcase macht es möglich: Erleben Sie, wie effizient und unkompliziert eingehende Aufträge mithilfe von KI automatisiert verarbeitet werden können. Mit Zugang zu unserem fiktiven ERP-System und Beispielaufträgen können Sie die Möglichkeiten direkt ausprobieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und ein Erklärvideo führen Sie durch den Prozess und geben Ihnen spannende Einblicke „hinter die Kulissen“ einer KI-automatisierten Auftragsverarbeitung. 

KI im Kundenservice: Intelligente Automatisierung durch AI Agents

Auch im Kundenservice können KI-basierte Lösungen für eine deutliche Entlastung sorgen. In diesem oft ressourcenintensiven Bereich übernehmen intelligente Assistenten (KI-Agenten) Routineanfragen und sorgen dafür, dass Ihr Team entlastet wird und sich auf komplexere Anfragen konzentrieren kann. Durch die intelligente Automatisierung von Standardprozessen steigern sie nicht nur die Effizienz, sondern tragen auch zu einer schnelleren und zufriedenstellenderen Kundenbetreuung bei.

Praxisbeispiele für den Einsatz:

• Chatbots mit 24/7-Verfügbarkeit: Beantworten Standardfragen rund um die Uhr und reduzieren Wartezeiten.
• Automatisierte Dokumentenbearbeitung: Optimiert die Suche und Zuordnung wichtiger Dokumente wie Rechnungen.
• Intelligente Ticket-Systeme: Erkennen Prioritäten und lenken Anfragen an die richtigen Ansprechpartner.
• Vorhersageanalysen (Predictive Analytics): Identifizieren potenzielle Kundenprobleme im Voraus und ermöglichen proaktives Handeln.

Die Zahlen sprechen für sich: Bis zu 60 % aller Routineanfragen können dank KI-Technologie automatisiert bearbeitet werden. Das Ergebnis? Ein effizienterer Service, zufriedenere Kunden und entlastete Mitarbeiter.

Interessiert an weiteren Details zu den verschiedenen Arten von KI-Agenten? In unserem Blog-Beitrag über AI-Agents zeigen wir, wie reaktive, autonome und lernende Agenten eingesetzt werden können, um Geschäftsprozesse und Kundeninteraktionen nachhaltig zu optimieren.

Zahlen und Fakten zur Kostensenkung durch KI

In einer Statista-Studie aus dem Jahr 2023 wurden die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz auf die Kostensenkung in acht verschiedenen Geschäftsbereichen analysiert. Dabei zeigten sich insbesondere Branchen wie die Fertigungsindustrie, Servicebetriebe sowie Marketing und Vertrieb als besonders profitabel bei der Einführung von intelligenter Automatisierung auf Basis moderner KI-Technologien.

Kosteneinsparungen nach intelligenter Automatisierung

•         4 % der Unternehmen: Kostenreduktion um mindestens 20 %.
•         28 % der Unternehmen: Einsparungen bis zu 10 %.
•         10 % der Unternehmen: Reduktion um 10–19 %.

Diese Ergebnisse decken sich mit den Erkenntnissen aus einem Bericht von McKinsey und unterstreichen das immense Potenzial von KI, Kosten in Unternehmen nachhaltig zu reduzieren.

Wie sieht die Zukunft der intelligenten Automatisierung aus?

Die Zukunft der Intelligenten Automatisierung verspricht weitere Fortschritte und Innovationen. Wir können erwarten, dass IA-Systeme noch intelligenter und autonomer werden, mit verbesserter Fähigkeit zur Selbstoptimierung und Anpassung an neue Situationen. Die Integration von fortschrittlichen KI-Technologien wird die Entscheidungsfindung und Problemlösung weiter verbessern. Zudem wird die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine intensiviert, wobei IA-Systeme als intelligente Assistenten fungieren. Die Automatisierung wird sich auf immer komplexere Geschäftsprozesse ausdehnen und dabei helfen, Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger zu machen.

Fazit: Intelligente Automatisierung als strategischer Erfolgsfaktor

Die Integration von KI in Ihre Kernprozesse ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit. Die Beispiele zeigen: Die Technologie ist ausgereift und die Einsparungspotenziale durch intelligente Automatisierungslösungen sind erheblich. Entscheidend für den Erfolg sind:

• Eine klare Strategie für die KI-Integration
• Die Auswahl der richtigen Use Cases mit messbarem ROI
• Die schrittweise Implementation mit schnellen Erfolgen
• Die Einbindung und Schulung der Mitarbeiter

Unternehmen, die jetzt in KI-gestützte Prozessoptimierung investieren, verschaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie Sie KI in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie KI auch in Ihrem Unternehmen Prozesse optimieren und Kosten senken kann.

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Angewandte künstliche Intelligenz im Unternehmen ist dabei ein integraler Bestandteil. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.