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Automatiser Zugferd, Faktur-X et XRechnung

Automatiser Zugferd, Faktur-X et XRechnung

Le traitement et la création automatisés des formats ZUGFeRD, Faktur-X et XRechnung à l'aide des systèmes informatiques existants constituent une simplification bienvenue de l'échange de factures entre entreprises, qui est autrement fastidieux. Vous apprendrez ici comment vous pouvez vous aussi lire et établir des factures numériques dans ces normes basées sur XML, sans devoir introduire un nouveau système informatique.

 

Lire des factures et les échanger avec des partenaires commerciaux de manière automatisée est un processus standard dans les échanges commerciaux - mais malheureusement aussi un processus très complexe et coûteux. En effet, la plupart du temps, l'émetteur de la facture convertit d'abord les données numériques de la facture en formats analogiques tels que PDF, TIFF ou même papier, que le destinataire de la facture doit ensuite transformer à nouveau en informations numériques, souvent avec difficulté technique ou même manuellement. Nous avons montré comment même cette opération peut être automatisée. ailleurs ont montré.

 

Les normes de facturation expliquées

Plusieurs organismes de normalisation ont pensé que c'était plus simple et ont créé les normes basées sur XML ZUGFeRD, Factur-X et XRechnung. Ce dernier est même légalement obligatoire dans l'échange de factures avec les autorités allemandes. Toutefois, un problème subsiste : Comment les processus d'entreprise existants peuvent-ils utiliser automatiquement ces formats de facture pour la lecture et la création ? De nombreuses solutions proposées visent principalement la création de XFactures ou de ZUGFeRD dans des interfaces web. Si vous créez de nombreuses factures, cela doit fonctionner directement à partir du système ERP. De plus, la réception et la lecture de telles factures ne sont alors toujours pas résolues. Nous avons justement une solution pour cela, qui fonctionne indépendamment de la plate-forme et peut être intégrée partout.

Qu'est-ce que ZUGFeRD, Factur-X et XFacture au juste ? Disons-le tout de suite : ZUGFeRD et Factur-X sont la même chose - l'un en allemand, l'autre en français. D'un point de vue technique, il s'agit d'un PDF - plus précisément PDF/A - dans lequel est intégré un fichier XML contenant les données de la facture. Les personnes peuvent lire le PDF, les machines le fichier XML ; telle est l'idée. De plus, la structure et les champs du fichier XML sont standardisés, c'est-à-dire qu'ils sont nommés de manière uniforme, de sorte que chaque information peut être classée et traitée de manière univoque lors de la lecture.

 

 

Exemple ZUGFeRD : PDF avec XML intégré

La facture X est un fichier XML dont la structure est également standardisée. Il lui manque toutefois la composante graphique prévue par la norme ZUGFeRD. Si une personne souhaite l'ouvrir et le lire, elle doit soit s'arranger avec le document XML et comprendre et interpréter les champs, soit utiliser un service, le plus souvent une page Web, qui, grâce à son standard, peut au moins préparer la structure de la XFR.

 

Facture ZUGFeRD lue

Le problème : les propres systèmes informatiques

Si l'on écrit quelques factures avec un logiciel comme lexoffice, sevDesk, fastbill ou d'autres solutions pour petites entreprises, il est possible de créer des factures ZUGFeRD ou X et de les envoyer par e-mail en appuyant sur un bouton. Mais qu'en est-il lorsque l'on crée des centaines de factures par mois, voire par jour, et que celles-ci doivent en outre être mises au standard souhaité par le destinataire ? Dans ce cas, il faut un "logiciel" qui s'intègre parfaitement dans le système ERP principal, de sorte que la création de la facture puisse être lancée à partir des données de facturation du système ERP, tandis que le "logiciel" s'occupe de la conception et de la transmission correctes de la ZUGFeRD ou de la XFacture.

Si l'on reçoit soi-même une facture ZUGFeRD ou X, le même "logiciel" devrait pouvoir transmettre les données de la facture directement dans le système ERP, sans qu'une intervention manuelle soit nécessaire. Le fait que la facture arrive par e-mail, par interface ou par téléchargement de fichier ne devrait pas non plus avoir d'importance. Les données de facturation doivent être transmises sans erreur et immédiatement au système ERP, car les délais de paiement, les escomptes et les échéances commencent à courir dès la réception de la facture et non au moment de son traitement.

 

Business Automatica GmbH - Intégration dans un Workato Connector

Création versus lecture

Pour que tout soit simple, rapide et flexible, nous avons développé un tel "logiciel" qui peut être intégré dans n'importe quelle plateforme d'intégration et d'automatisation en tant que module ou service. Qu'il s'agisse de Workato, Oracle Integration Cloud, SAP Integration Suite, Mulesoft ou webMethods - grâce à l'API et aux connecteurs, notre convertisseur de factures numériques s'intègre dans chaque middleware.

 

La création d'une facture ZUGFeRD présente une particularité : l'auteur de la facture peut déterminer, via un fichier de configuration, l'aspect du PDF de la facture ZUGFeRD. La mise en page peut donc être adaptée à la propre identité de l'entreprise. Lorsque notre convertisseur de factures est appelé, le processus d'appel reçoit en retour la facture ZUGFeRD PDF/A avec le fichier XML intégré, de sorte qu'elle peut être stockée sur un serveur de fichiers ou un espace de stockage en nuage comme AWS S3 ou Box. Il est également possible d'afficher la facture dans MS Teams ou Slack avant de l'envoyer et de ne procéder à la livraison qu'après l'avoir validée. Il n'y a pas de limites aux préférences du propre flux de travail.

Toutes les étapes peuvent en outre être documentées dans une application de journalisation afin de disposer à tout moment d'une transparence totale sur toutes les activités de facturation.

Lors de l'importation de ZUGFeRD ou de XFacture, la même étape doit être entreprise : Analyser un fichier XML conformément à la norme, c'est-à-dire attribuer les désignations de champ et évaluer le contenu. Ensuite, le contenu est transmis au système de suivi, par exemple MS Dynamics F&O. Dans le cas de ZUGFeRD, le PDF/A doit toutefois d'abord être séparé en facture graphique et en fichier XML. Le PDF peut être déposé sur un serveur de fichiers ou une mémoire cloud et le lien vers le document respectif lisible par l'homme peut être transmis au système successeur sous forme d'URL. Les données du fichier XML se trouvent alors dans le système de suivi et le collaborateur peut, si nécessaire, afficher le PDF en cliquant sur l'URL dans un navigateur.

 

Business Automatica GmbH

Automatisation, intégration, WayWeWork

Que nous apprend cette implémentation ? Si des données doivent être échangées entre des systèmes sans interaction manuelle et en intégrant éventuellement d'autres systèmes, il s'agit d'une tâche d'intégration. L'intégration implique toujours une compréhension du flux de travail souhaité. Cela exige à son tour que l'homme réfléchisse à la manière dont il souhaite travailler.

Le traitement des factures doit en principe se faire automatiquement. C'est un "mal nécessaire", car sans lui, l'argent ne circule pas. En même temps, ce processus commercial a des exigences élevées en matière de précision, de formats ainsi que de traçabilité.

XRechnung et ZUGFeRD ou Faktur-X facilitent l'échange de données, mais ces deux normes ne représentent que la "moitié du chemin". Ce n'est que lorsque les données transmises s'intègrent dans un flux de travail automatisé du début à la fin que les parties concernées sont vraiment aidées. En cas de réclamation, ils peuvent alors non seulement comprendre et expliquer chaque étape du traitement, mais aussi relancer des processus si nécessaire.

Un connecteur flexible, utilisable depuis n'importe quel environnement informatique, pour la rédaction et la lecture de ZUGFeRD, Faktur-X et XRechnung est une occasion bienvenue de simplifier son propre processus de traitement des factures, d'en améliorer la qualité et de répondre encore mieux aux exigences légales.

 

À propos de Business Automatica GmbH :

Business Automatica réduit les coûts de processus en automatisant les activités manuelles, améliore la qualité de l'échange de données dans les architectures de systèmes complexes et relie les systèmes sur site aux architectures modernes Cloud et SaaS. En outre, Business Automatica propose des solutions d'automatisation axées sur la cybersécurité à partir du cloud.