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iPaas & RPA

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01 Pertinence

Intégration et automatisation

Les systèmes informatiques modernes sont un ensemble de services et de systèmes distribués. Des services en nuage adaptés sont combinés à des services de logiciels en tant que service et à des systèmes sur site. Sans l'utilisation de logiciels spécialisés, chaque entreprise reste bien en deçà de ses possibilités. Une solution "tout SAP" ou "tout Microsoft" coûte régulièrement plus cher, est nettement sujette aux erreurs et n'offre qu'une fraction des fonctionnalités. Le monde de l'entreprise vit de solutions spécialisées et individuelles. Il n'est pas possible de se démarquer autrement.

Ces services et systèmes doivent être intégrés dans des chaînes de processus de bout en bout. Il est rare que les systèmes proposent une intégration parfaite entre eux. Ils utilisent plutôt des interfaces entre lesquelles ils "traduisent". Cette "traduction" s'accompagne souvent d'un enrichissement des données. Et si l'on relie plusieurs systèmes interentreprises, l'automatisation de bout en bout devient possible. Les tâches manuelles sont supprimées ; le logiciel d'automatisation contient et applique la logique commerciale de manière autonome, afin que les transactions commerciales soient correctement mises en œuvre sans interaction humaine.

Des coûts de processus réduits, un besoin moindre en ressources, des délais d'exécution plus rapides ainsi qu'une meilleure qualité des résultats sont les avantages d'une intégration et d'une automatisation intelligentes.

De la réception de la commande à la facturation

La plupart des solutions d'automatisation sont créées tout au long du processus "order-to-cash" : Les commandes sont saisies et traitées automatiquement ; les marchandises et les services sont préparés, envoyés et suivis ou fournis automatiquement ; les systèmes financiers sont automatiquement alimentés en données de performance, les partenaires commerciaux sont informés des différents statuts de leurs commandes. Les factures sont générées, formatées et envoyées de manière entièrement automatique. Enfin, la réception des paiements est également contrôlée. En règle générale, ces processus ne se déroulent pas dans un seul système, mais dans de nombreux systèmes différents. Souvent, des fonctionnalités doivent être ajoutées parce que les systèmes de base ne les proposent pas. De nombreuses interfaces et des systèmes spécialisés forment le grand tout.

Outre le processus order-to-cash, il existe de nombreux autres cas d'application que nous automatisons : Paramétrages, expositions, transfert de fichiers comptables, processus d'approbation, suivi des envois, conversions des formats de factures sortantes, traitement automatique des factures entrantes et bien d'autres choses encore. Il n'y a guère de processus qui ne puissent être automatisés - même dans le back-office.

iPaas et RPA

Les approches les plus connues pour l'intégration et l'automatisation sont integration-Platform-as-a-Service (iPaaS) et Robotic Process Automation (RPA). iPaaS est utilisé pour les API (interfaces techniques), RPA pour l'automatisation de programmes avec des interfaces utilisateur. Alors que iPaaS est nettement plus fiable et nécessite moins de maintenance, RPA est également utilisable pour de très vieux programmes sans interfaces. iPaaS offre une possibilité plus élégante d'automatiser des processus entiers du début à la fin, RPA est également souvent utilisé pour l'automatisation des tests, car il simule un être humain avec toutes ses saisies de données et ses clics de souris.

L'essentiel est d'appliquer la bonne technologie à chaque problème. Dans le cas contraire, les coûts de maintenance sont trop élevés et la qualité de l'automatisation et de l'intégration n'est pas suffisamment bonne.

02 Facteurs de réussite

En principe, les API (technologies d'interface) devraient être utilisées pour automatiser autant que possible. La RPA ne devrait être utilisée que lorsqu'il n'est pas possible de faire autrement. En outre, il convient de vérifier si une intégration directe des systèmes est possible ou si un petit microservice dédié est suffisant. Cela peut être nettement plus avantageux que de louer toute une plateforme iPaaS ou RPA.

Nous ne nous contentons pas d'examiner et de discuter des besoins actuels, mais nous essayons de comprendre comment les exigences peuvent évoluer au cours des prochaines années. Étant donné que l'IA peut également être utilisée de plus en plus pour l'automatisation et l'intégration, il convient de tenir compte de l'avenir lors de la prise de décision. Étant donné qu'il existe de grandes différences de coûts entre iPaaS et RPA, sur lesquelles il est possible d'influer de manière significative par le biais d'un dimensionnement intelligent et de négociations difficiles, il convient d'éviter toute restriction de la part des fournisseurs. De nombreux chemins mènent à Rome.

Il va de soi que les plateformes iPaaS et RPA se distinguent par leurs capacités. De nombreux systèmes anciens, qui ont plus de 20 ans de tradition, sont laborieusement et souvent malencontreusement adaptés à l'ère du cloud. Même s'ils étaient encore à l'avant-garde il y a quelques années, il se peut qu'ils aient déjà pris du retard aujourd'hui. Nous gardons cela à l'esprit et résistons à l'angélisme des vendeurs.

03 Procédure

Processus global

Nous commençons par nous enquérir de l'ensemble du processus, du début à la fin : quel est le contenu à atteindre ? Quels systèmes sont impliqués et dans quelle sphère d'influence ? Quelles sont leurs interfaces ? Où se situent actuellement les problèmes dans le processus ? Quelles données sont échangées ? Quelle est la structure de ces données ? Quelles sont les situations d'exception qui peuvent se présenter ? Ces points et bien d'autres doivent être clarifiés avant qu'une intégration et une automatisation des processus puissent avoir lieu. Nous nous en assurons.

Si l'on omet de jeter un regard sur l'ensemble du processus et sur ses parties jusque dans les moindres détails, il faudra les rattraper pendant le projet de mise en œuvre. Car sans cela, une implémentation sans erreur n'est pas possible.

Mappings

L'intégration signifie qu'un système fournit des données qu'un autre système ne peut pas reprendre telles quelles. La plupart du temps, les structures des enregistrements et les contenus des champs doivent être traduits. C'est ce qu'on appelle le mapping. Dans ce contexte, il est important non seulement de comprendre le contenu des champs, mais aussi de tenir compte des éventuelles restrictions de format. Parallèlement, la structure d'un ensemble de données peut varier considérablement entre la source et la destination, de sorte qu'une transformation hiérarchique est nécessaire.

Nous nous occupons minutieusement de la compréhension de vos données, nous documentons le mapping de manière claire et compréhensible et nous nous chargeons également de toutes les coordinations de contenu avec les personnes concernées. Cette tâche est fastidieuse mais importante. Sans elle, il n'y a pas de projet réussi. Dans le cas de la RPA, des masques graphiques pour les utilisateurs sont analysés au lieu d'interfaces techniques basées sur du texte. Ici, il faut faire attention à l'interaction avec les masques d'utilisateur, surtout lorsqu'il s'agit d'applications patrimoniales comme les émulations de terminal. Nous sommes également compétents dans ce domaine.

Exploitation et développement

Lorsque toutes les étapes du processus ont été mises en œuvre, nous nous concentrons sur l'exploitation et le développement. Les interfaces changent, des problèmes surgissent, de nouvelles exigences apparaissent. Dès le développement, nous introduisons un logging et un monitoring pertinents des processus automatisés, ce qui peut également avoir lieu dans des tours ou des solutions de contrôle existantes. C'est la base des analyses d'erreurs et des évaluations quantitatives (p. ex. consommation de prestations). De plus, si vous le souhaitez, nous assurons l'exploitation de la solution. Nous nous occupons alors de toutes les erreurs à éviter, à éliminer et à corriger.

En fin de compte, nous développons sur demande d'autres solutions d'automatisation, nous formons vos collaborateurs et nous veillons à ce que les coûts de processus diminuent considérablement.

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