Έναρξη

Αυτοματοποίηση Zugferd, Faktur-X και XRechnung

Αυτοματοποίηση Zugferd, Faktur-X και XRechnung

Η αυτόματη επεξεργασία και δημιουργία των ZUGFeRD, Faktur-X και XRechnung με τα υπάρχοντα συστήματα πληροφορικής είναι μια ευπρόσδεκτη απλούστευση στην κατά τα άλλα χρονοβόρα ανταλλαγή τιμολογίων μεταξύ εταιρειών. Μάθετε εδώ πώς μπορείτε κι εσείς να εισάγετε και να δημιουργείτε ψηφιακά τιμολόγια σε αυτά τα πρότυπα που βασίζονται στην XML χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ένα νέο σύστημα πληροφορικής.

 

Η αυτόματη εισαγωγή τιμολογίων και η ανταλλαγή τους με τους επιχειρηματικούς εταίρους είναι μια τυπική διαδικασία στις επιχειρηματικές συναλλαγές - αλλά δυστυχώς και μια πολύ χρονοβόρα και δαπανηρή διαδικασία. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο εκδότης των τιμολογίων συνήθως μετατρέπει πρώτα τα ψηφιακά δεδομένα των τιμολογίων σε αναλογικές μορφές, όπως PDF, TIFF ή ακόμη και σε χαρτί, τις οποίες ο παραλήπτης των τιμολογίων πρέπει στη συνέχεια συχνά να μετατρέψει ξανά σε ψηφιακές πληροφορίες, συχνά με μεγάλη τεχνική προσπάθεια ή ακόμη και χειροκίνητα. Έχουμε δείξει πώς ακόμη και αυτό μπορεί να αυτοματοποιηθεί αλλού αλλού.

 

Τα λογιστικά πρότυπα εξηγούνται

Αρκετές επιτροπές τυποποίησης σκέφτηκαν ότι θα μπορούσε να είναι ευκολότερο και δημιούργησαν τα πρότυπα ZUGFeRD, Factur-X και XRechnung που βασίζονται στην XML. Το τελευταίο είναι μάλιστα νομικά δεσμευτικό για την ανταλλαγή τιμολογίων με τις γερμανικές αρχές. Ωστόσο, ένα πρόβλημα παραμένει: Πώς μπορούν οι υφιστάμενες διαδικασίες της εταιρείας να χρησιμοποιούν αυτόματα αυτές τις μορφές τιμολογίων για την ανάγνωση και τη δημιουργία τιμολογίων; Πολλές λύσεις που προσφέρονται στοχεύουν κυρίως στη δημιουργία XRechnung ή ZUGFeRD σε διεπαφές ιστού. Εάν δημιουργείτε μεγάλο αριθμό τιμολογίων, αυτό πρέπει να λειτουργεί απευθείας από το σύστημα ERP. Επιπλέον, η παραλαβή και η εισαγωγή τέτοιων τιμολογίων δεν έχει ακόμη επιλυθεί. Έχουμε μια λύση για αυτό ακριβώς το θέμα, η οποία λειτουργεί ανεξάρτητα από την πλατφόρμα και μπορεί να ενσωματωθεί οπουδήποτε.

Τι είναι τα ZUGFeRD, Factur-X και XRechnung; Ας μπούμε κατευθείαν στο θέμα: Το ZUGFeRD και το Factur-X είναι το ίδιο πράγμα - το ένα γερμανικό, το άλλο γαλλικό. Τεχνικά μιλώντας, πρόκειται για ένα PDF - PDF/A για την ακρίβεια - στο οποίο είναι ενσωματωμένο ένα αρχείο XML με τα δεδομένα του τιμολογίου. Η ιδέα είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να διαβάσουν το PDF και τα μηχανήματα μπορούν να διαβάσουν το αρχείο XML. Επιπλέον, η δομή και τα πεδία του αρχείου XML είναι τυποποιημένα, δηλαδή με ενιαία ονομασία, έτσι ώστε κάθε πληροφορία να μπορεί να αποδοθεί με σαφήνεια και να επεξεργαστεί κατά την ανάγνωσή της.

 

 

Παράδειγμα ZUGFeRD: PDF με ενσωματωμένη XML

Το XRechnung είναι ένα αρχείο XML που έχει επίσης τυποποιημένη δομή. Ωστόσο, δεν διαθέτει το γραφικό στοιχείο που προβλέπεται στο πρότυπο ZUGFeRD. Εάν κάποιος θέλει να το ανοίξει και να το διαβάσει, πρέπει είτε να εξοικειωθεί με το έγγραφο XML και να κατανοήσει και να ερμηνεύσει τα πεδία, είτε να χρησιμοποιήσει μια υπηρεσία, συνήθως μια ιστοσελίδα, η οποία μπορεί τουλάχιστον να προετοιμάσει δομικά το XRechnung χάρη στο πρότυπό του.

 

Διαβάστε το τιμολόγιο ZUGFeRD

Το πρόβλημα: Το σύστημα πληροφορικής της εταιρείας

Εάν γράφετε μερικά τιμολόγια με λογισμικό όπως το lexoffice, το sevDesk, το fastbill ή άλλες λύσεις για μικρές επιχειρήσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε ZUGFeRD ή XRechnungen με το πάτημα ενός κουμπιού και να τα στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά πώς φαίνεται αυτό αν δημιουργείτε εκατοντάδες τιμολόγια ανά μήνα ή ακόμη και ανά ημέρα, τα οποία πρέπει επίσης να μετατραπούν στο πρότυπο που απαιτεί ο παραλήπτης; Τότε χρειάζεστε "λογισμικό" που ενσωματώνεται απρόσκοπτα στο δικό σας κορυφαίο σύστημα ERP, ώστε η δημιουργία τιμολογίων να μπορεί να ενεργοποιηθεί με τα δεδομένα τιμολογίων από το σύστημα ERP, ενώ το "λογισμικό" φροντίζει για τον σωστό σχεδιασμό και τη διαβίβαση του ZUGFeRD ή του XRechnung.

Εάν λαμβάνετε μόνοι σας ένα τιμολόγιο ZUGFeRD ή XRechnung, το ίδιο "λογισμικό" θα πρέπει να είναι σε θέση να μεταφέρει τα δεδομένα του τιμολογίου απευθείας στο σύστημα ERP χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη παρέμβαση. Το αν το τιμολόγιο φτάνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διασύνδεσης ή μεταφόρτωσης αρχείου θα πρέπει επίσης να είναι άσχετο. Τα δεδομένα του τιμολογίου πρέπει να εισέρχονται στο σύστημα ERP αμέσως και χωρίς σφάλματα, καθώς οι στόχοι πληρωμής, οι εκπτώσεις και οι προθεσμίες τρέχουν από τη στιγμή που λαμβάνεται το τιμολόγιο και όχι μόνο όταν αυτό επεξεργάζεται.

 

Business Automatica GmbH - Ενσωμάτωση σε ένα Workato Connector

Δημιουργία έναντι ανάγνωσης

Για να διασφαλίσουμε ότι όλα θα είναι γρήγορα και εύκολα και θα μπορούν να διατηρηθούν ευέλικτα, έχουμε αναπτύξει ένα τέτοιο "λογισμικό" που μπορεί να ενσωματωθεί σε οποιαδήποτε πλατφόρμα ολοκλήρωσης και αυτοματισμού ως ενότητα ή υπηρεσία. Είτε πρόκειται για Workato, Oracle Integration Cloud, SAP Integration Suite, Mulesoft ή webMethods - χάρη στα API και τους συνδέσμους, ο μετατροπέας ψηφιακών τιμολογίων μας μπορεί να ενσωματωθεί σε οποιοδήποτε ενδιάμεσο λογισμικό.

 

Η δημιουργία τιμολογίων ZUGFeRD προσφέρει ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό: ο δημιουργός τιμολογίου μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα αρχείο ρυθμίσεων για να καθορίσει πώς θα πρέπει να φαίνεται το PDF του τιμολογίου ZUGFeRD. Συνεπώς, η διάταξη μπορεί να προσαρμοστεί στη δική σας εταιρική ταυτότητα. Εάν κληθεί ο μετατροπέας τιμολογίων μας, η καλούσα διαδικασία λαμβάνει ως απάντηση το τιμολόγιο ZUGFeRD PDF/A με το ενσωματωμένο αρχείο XML, ώστε να μπορεί να αποθηκευτεί σε διακομιστή αρχείων ή σε αποθηκευτικό χώρο στο σύννεφο, όπως το AWS S3 ή το Box. Εναλλακτικά, το τιμολόγιο θα μπορούσε επίσης να εμφανίζεται στο MS Teams ή στο Slack πριν από την αποστολή του και να παραδίδεται μόνο μετά την έγκριση. Δεν υπάρχουν όρια στις προτιμήσεις της δικής σας ροής εργασίας.

Όλα τα βήματα μπορούν επίσης να τεκμηριώνονται σε μια εφαρμογή καταγραφής, ώστε να διασφαλίζεται ανά πάσα στιγμή η πλήρης διαφάνεια όλων των δραστηριοτήτων τιμολόγησης.

Το ίδιο βήμα πρέπει να γίνει και κατά την εισαγωγή των ZUGFeRD ή XRechnung: Ανάλυση ενός αρχείου XML σύμφωνα με το πρότυπο, δηλαδή απόδοση των ονομάτων των πεδίων και ανάλυση του περιεχομένου. Στη συνέχεια, το περιεχόμενο μεταφέρεται στο επόμενο σύστημα, π.χ. MS Dynamics F&O. Στην περίπτωση του ZUGFeRD, ωστόσο, το PDF/A πρέπει πρώτα να χωριστεί στο γραφικό τιμολόγιο και στο αρχείο XML. Το PDF μπορεί να αποθηκευτεί σε διακομιστή αρχείων ή σε αποθηκευτικό νέφος και ο σύνδεσμος προς το αντίστοιχο αναγνώσιμο από τον άνθρωπο έγγραφο μπορεί να μεταφερθεί στο μεταγενέστερο σύστημα ως διεύθυνση URL. Τα δεδομένα από το αρχείο XML βρίσκονται στη συνέχεια στο κατάντη σύστημα και ο υπάλληλος μπορεί να εμφανίσει το PDF σε ένα πρόγραμμα περιήγησης κάνοντας κλικ στη διεύθυνση URL, εάν απαιτείται.

 

Επιχείρηση Automatica GmbH

Αυτοματοποίηση, ενσωμάτωση, WayWeWork

Τι μας διδάσκει αυτή η εφαρμογή; Εάν πρόκειται να γίνει ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ συστημάτων χωρίς χειροκίνητη αλληλεπίδραση και ενδεχομένως με τη συμμετοχή άλλων συστημάτων, πρόκειται για εργασία ολοκλήρωσης. Ταυτόχρονα, η ολοκλήρωση απαιτεί πάντα την κατανόηση της επιθυμητής ροής εργασίας. Αυτό με τη σειρά του απαιτεί από τους ανθρώπους να σκεφτούν τον τρόπο με τον οποίο θέλουν να εργάζονται.

Η επεξεργασία των τιμολογίων θα πρέπει πάντα να εκτελείται αυτόματα. Είναι ένα "αναγκαίο κακό", καθώς χωρίς αυτό δεν ρέει χρήμα. Ταυτόχρονα, αυτή η επιχειρηματική διαδικασία έχει υψηλές απαιτήσεις όσον αφορά την ακρίβεια, τις μορφές και την ιχνηλασιμότητα.

Το XRechnung και το ZUGFeRD ή το Faktur-X διευκολύνουν την ανταλλαγή δεδομένων, αλλά αυτά τα δύο πρότυπα είναι μόνο "η μισή μάχη". Μόνο όταν τα διαβιβαζόμενα δεδομένα ενσωματωθούν σε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας από την αρχή έως το τέλος, θα βοηθηθούν πραγματικά τα εμπλεκόμενα μέρη. Σε περίπτωση καταγγελίας, μπορούν τότε όχι μόνο να κατανοήσουν και να εξηγήσουν κάθε βήμα της επεξεργασίας, αλλά και να δρομολογήσουν νέες διαδικασίες, εάν είναι απαραίτητο.

Ένας ευέλικτος σύνδεσμος που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιοδήποτε περιβάλλον πληροφορικής για τη δημιουργία και την εισαγωγή τιμολογίων ZUGFeRD, Faktur-X και XRechnung είναι μια ευπρόσδεκτη ευκαιρία να απλοποιήσετε και να βελτιώσετε την ποιότητα της δικής σας επεξεργασίας τιμολογίων και να εκπληρώσετε ακόμη καλύτερα τις νομικές απαιτήσεις.

 

Σχετικά με την Business Automatica GmbH:

Το Business Automatica μειώνει το κόστος των διαδικασιών με την αυτοματοποίηση των χειροκίνητων δραστηριοτήτων, αυξάνει την ποιότητα της ανταλλαγής δεδομένων σε πολύπλοκες αρχιτεκτονικές συστημάτων και συνδέει τα συστήματα που βρίσκονται σε τοπικό επίπεδο με σύγχρονες αρχιτεκτονικές cloud και SaaS. Η Business Automatica προσφέρει επίσης λύσεις αυτοματοποίησης από το cloud με επίκεντρο την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο.