Για βιαστικούς αναγνώστες:

• Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι κάτι περισσότερο από μια απλή τάση - δεν είναι μόνο μια μόνιμη αλλαγή, αλλά και το κλειδί για την αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια και την επεκτασιμότητα στη σημερινή οικονομία.
• Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA) απλοποιεί, επιταχύνει και βελτιώνει επαναλαμβανόμενες εργασίες και διαδικασίες μέσω της χρήσης της τεχνολογίας, από την επεξεργασία δεδομένων έως την εξυπηρέτηση πελατών.
• Η επιτυχής εφαρμογή της αυτοματοποίησης απαιτεί λεπτομερή σχεδιασμό και προσεκτική επιλογή των κατάλληλων εργαλείων και τεχνολογιών. Ο στόχος εδώ είναι να εντοπιστούν και να ελαχιστοποιηθούν οι πιθανοί κίνδυνοι.
• Το μέλλον της αυτοματοποίησης έγκειται στην ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών όπως η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η ρομποτική για την αυτοματοποίηση όλο και πιο πολύπλοκων διαδικασιών και τη δημιουργία νέων ευκαιριών ανάπτυξης.

[toc]

Τι σημαίνει αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών;

Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, γνωστή και ως αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA), χρησιμοποιεί τεχνολογίες για την απλοποίηση, επιτάχυνση και βελτίωση επαναλαμβανόμενων εργασιών, διαδικασιών και αποφάσεων. Μια επιχειρηματική διαδικασία αναφέρεται σε μια δομημένη ακολουθία δραστηριοτήτων ή βημάτων, συνήθως στους λεγόμενους τομείς "λευκού κολάρου", όπως οι πωλήσεις, το μάρκετινγκ, οι λειτουργίες, η οργάνωση, τα οικονομικά, οι ανθρώπινοι πόροι κ.λπ., προκειμένου να επιτευχθεί ένας συγκεκριμένος στόχος. Οι δραστηριότητες αυτές συνδέονται μεταξύ τους - γνωστές ως αλυσίδες διαδικασιών ή ροές εργασίας - και μπορούν να επαναλαμβάνονται τακτικά.

Με την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA), οι χειροκίνητες δραστηριότητες αντικαθίστανται από αυτοματοποιημένα συστήματα και γίνονται αόρατες, κατά κάποιο τρόπο. Αυτές οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και στη βελτίωση της ακρίβειας των ροών εργασίας. Οι προηγμένες τεχνολογίες και τα καινοτόμα συστήματα καθιστούν δυνατή την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών σε όλους σχεδόν τους τομείς - από την επεξεργασία δεδομένων και την εξυπηρέτηση πελατών έως τη διαχείριση της αποθήκης - οι δυνατότητες είναι απεριόριστες. Στην ανάρτηση του ιστολογίου μας"Η τεχνητή νοημοσύνη καταγράφει αυτόματα τις παραγγελίες", μπορείτε να μάθετε τι αντίκτυπο έχει η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης στην πλήρως αυτοματοποιημένη καταγραφή δεδομένων παραγγελιών.

Βελτιστοποίηση μέσω αυτοματοποίησης: πλεονεκτήματα και κίνδυνοι

Οι εταιρείες όλων των μεγεθών μπορούν να επωφεληθούν από την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών τους διαδικασιών. Εκτός από τα πολλά οφέλη, υπάρχουν επίσης κίνδυνοι που συνδέονται με αυτό το βήμα και πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Αυτοματοποιήστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες: Τα πλεονεκτήματα

• • Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων: Με την αυτοματοποίηση χειροκίνητων και επαναλαμβανόμενων εργασιών και διαδικασιών, οι εταιρείες μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους. Αντί να ξοδεύουν ώρες σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων ή η δημιουργία αναφορών, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε επιμέρους και δημιουργικές εργασίες που προωθούν την επιχείρηση.
  • Ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και βελτίωση της ακρίβειας: Κυρίως με αυτοματοποιημένους μηχανισμούς παρακολούθησης και κλιμάκωσης. Αυτό συμβάλλει στη βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων ή των υπηρεσιών σας και, συνεπώς, στην ενίσχυση της εμπιστοσύνης των πελατών σας.
  • Αυξημένη αποδοτικότητα και επεκτασιμότητα: Οι αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες είναι γενικά ταχύτερες και αποδοτικότερες από τις χειροκίνητες διαδικασίες και μπορούν να επεκταθούν ευκολότερα. Μπορούν να προστεθούν νέες εργασίες ή τμήματα χωρίς να επιβαρυνθούν οι υπάλληλοί σας.
  • Ευελιξία στην ανταπόκριση στις απαιτήσεις της αγοράς: Ένα άλλο πλεονέκτημα που δεν πρέπει να υποτιμάται είναι ότι οι εταιρείες μπορούν να αντιδρούν ταχύτερα στις αλλαγές της αγοράς. Η ευελιξία και η προσαρμοστικότητα των αυτοματοποιημένων διαδικασιών επιτρέπει στις εταιρείες να είναι πιο ευέλικτες και να προσαρμόζονται καλύτερα στις νέες απαιτήσεις.

Συνοψίζοντας, γίνεται αντιληπτό ότι η αυτοματοποίηση των διαδικασιών μπορεί να δώσει στις επιχειρήσεις ένα αποφασιστικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Τους επιτρέπει να αντιδρούν πιο ευέλικτα στις νέες συνθήκες της αγοράς και να εξασφαλίζουν και να επεκτείνουν μακροπρόθεσμα μια επιτυχημένη θέση στην αγορά. Ένας σημαντικός παράγοντας επιτυχίας, ιδίως σε περιόδους περιορισμένων πόρων! 

Αυτοματοποιήστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες: Αναγνώριση και μείωση των κινδύνων

Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ενέχει κινδύνους όπως η απώλεια θέσεων εργασίας, η προστασία των δεδομένων και η αυξημένη εξάρτηση από την τεχνολογία. Οι κίνδυνοι αυτοί μπορούν να ελαχιστοποιηθούν μέσω της ολοκληρωμένης εκπαίδευσης των εργαζομένων, της επένδυσης σε μέτρα ασφαλείας και της τήρησης ηθικών προτύπων. Είναι επίσης σημαντικό να σχεδιάζονται και να παρακολουθούνται προσεκτικά οι διαδικασίες αυτοματοποίησης και να δημιουργούνται ευέλικτα συστήματα για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων προκλήσεων. Ο στόχος της αυτοματοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι επίσης πολύ σημαντικός: Έχετε πρόβλημα παραγωγικότητας ή πρόβλημα ποσότητας ή πρόβλημα κόστους ή πρόβλημα ποιότητας;

Πρακτική καθοδήγηση για την επιτυχή αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών

Ο προσεκτικός σχεδιασμός και η προετοιμασία είναι ζωτικής σημασίας κατά την έναρξη μιας διαδικασίας αυτοματοποίησης. Θα πρέπει αρχικά να επικεντρωθείτε σε μερικές διαδικασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν γρήγορα και προσφέρουν μεγάλες δυνατότητες εξοικονόμησης, τις λεγόμενες "γρήγορες νίκες". Αυτές περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, την αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων ή τη διαχείριση αποθεμάτων.

Παρακάτω θα βρείτε βήματα που θα σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε τις κατάλληλες διαδικασίες στην εταιρεία σας και να αυτοματοποιήσετε αυτές τις επιχειρηματικές διαδικασίες:

Ανάλυση των υφιστάμενων διαδικασιών:

Ξεκινήστε με ενδελεχή ανάλυση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών σας. Αυτό θα προσδιορίσει τα επιμέρους βήματα που μπορούν να αυτοματοποιηθούν και θα αναγνωρίσει πιθανά σημεία συμφόρησης ή αναποτελεσματικές διαδικασίες.

Ορισμός των στόχων:

Με βάση την ανάλυση θα πρέπει να καθοριστούν σαφείς στόχοι για την αυτοματοποίηση. Οι στόχοι αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν αύξηση της αποδοτικότητας, μείωση του κόστους, βελτίωση της ποιότητας ή επιτάχυνση των διαδικασιών.

Επιλογή των κατάλληλων τεχνολογιών:

Αφού καθοριστούν οι στόχοι, πρέπει να εντοπιστούν οι κατάλληλες τεχνολογίες που μπορούν να υποστηρίξουν την αυτοματοποίηση των διαδικασιών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την επιλογή λύσεων λογισμικού και πλατφορμών cloud, εργαλείων ροής εργασιών με προσανατολισμό API, πλατφορμών ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών (RPA) ή προσαρμοσμένων low-code ή pro-code ή μικτών αναπτύξεων.

Ανάπτυξη σχεδίου αυτοματοποίησης:

Με βάση τις αναγνωρισμένες διαδικασίες και τις επιλεγμένες τεχνολογίες, δημιουργείται ένα λεπτομερές σχέδιο και ένας υπολογισμός κόστους και προσπάθειας, ο οποίος περιγράφει την υλοποίηση των βημάτων αυτοματοποίησης. Αυτό περιλαμβάνει την κατανομή των πόρων, το χρονοδιάγραμμα, την ιεράρχηση των προς αυτοματοποίηση διαδικασιών, αλλά και τη συμμετοχή, την τεκμηρίωση και το πεδίο λήψης αποφάσεων.

Εφαρμογή λύσεων αυτοματισμού:

Οι επιλεγμένες τεχνολογίες υλοποιούνται και διαμορφώνονται αναλόγως, προκειμένου να αυτοματοποιηθούν οι καθορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτό μπορεί να είναι η ανάπτυξη ροών εργασίας με τη μορφή διαδικασιών χαμηλού κώδικα ή με τη μορφή προγραμμάτων pro-code cloud-native ή serverless, η ενσωμάτωση API ή η διαμόρφωση εργαλείων ροής εργασίας BPMN.

Δοκιμές και επικύρωση:

Πριν από την πλήρη εφαρμογή, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες δοκιμάζονται εκτενώς για να διασφαλιστεί ότι λειτουργούν σωστά και ότι επιτυγχάνονται οι καθορισμένοι στόχοι. Τα πιθανά σφάλματα εξαλείφονται και γίνονται προσαρμογές. Εάν η επιχείρηση υπόκειται σε συχνές αλλαγές, εξετάζεται το ενδεχόμενο αυτοματοποίησης των δοκιμών, ώστε να μην χρειάζεται να εκτελούνται ξανά χειροκίνητα όλες οι δοκιμές όταν γίνονται προσαρμογές.

Διαχείριση αλλαγών:

Οι διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών είναι απαραίτητες για να εξασφαλιστεί η αποδοχή και η επιτυχία της αυτοματοποίησης. Αυτό περιλαμβάνει την επικοινωνία των αλλαγών, την εκπαίδευση των εργαζομένων, τον εντοπισμό της αντίστασης και την εφαρμογή μέτρων για την υποστήριξη της αλλαγής. Οι σύγχρονοι προγραμματιστές και σύμβουλοι έχουν κατακτήσει αυτό το είδος ηγεσίας και παίρνουν "μαζί τους" όσους επηρεάζονται ή τους μετατρέπουν σε εποικοδομητικούς συμμετέχοντες.

Παρακολούθηση και συνεχής βελτίωση:

Η επιτυχής αυτοματοποίηση απαιτεί συνεχή παρακολούθηση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών, ώστε να διασφαλίζεται ότι ανταποκρίνονται στις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και στόχους της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει την ανάλυση των βασικών δεικτών απόδοσης, την ανατροφοδότηση των χρηστών και τον εντοπισμό ευκαιριών βελτίωσης. Και πάλι, αυτοματοποιήστε ό,τι έχει νόημα και ενσωματώστε το σε συστήματα υψηλότερου επιπέδου, όπως ένας πύργος ελέγχου SAP ή πίνακες αναφοράς, εφόσον υπάρχουν.

Μελέτες περιπτώσεων για την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών

Παράδειγμα 1: Επεξεργασία τιμολογίων χωρίς σφάλματα

Ένας διαδικτυακός λιανοπωλητής έχει αυτοματοποιήσει την επεξεργασία των τιμολογίων του χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό OCR, κατανόησης περιεχομένου με βάση την τεχνητή νοημοσύνη και διακριτών κανόνων επεξεργασίας. Αυτή η διαδικασία εξάγει αυτόματα δεδομένα από τα εισερχόμενα τιμολόγια, τα επικυρώνει με βάση τις εσωτερικές πολιτικές και τα συστήματα και τα δρομολογεί για έγκριση. Αυτό όχι μόνο συντόμευσε τον χρόνο διεκπεραίωσης της επεξεργασίας τιμολογίων, αλλά και μείωσε τα σφάλματα και βελτίωσε τη συμμόρφωση.

Παράδειγμα 2: Αυτοματοποιημένες καμπάνιες μάρκετινγκ

Μια εταιρεία μάρκετινγκ χρησιμοποιεί το BPMN για την αυτοματοποίηση των εκστρατειών μάρκετινγκ. Με την ενσωμάτωση συστημάτων CRM, εργαλείων μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πλατφορμών ανάλυσης, οι εκστρατείες σχεδιάζονται, εξατομικεύονται, παραδίδονται και αξιολογούνται αυτόματα. Αυτό έχει οδηγήσει σε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, βελτιωμένη στόχευση και αύξηση των αποτελεσμάτων των εκστρατειών.

Παράδειγμα 3: Αποτελεσματική διαχείριση προσωπικού μέσω αυτοματισμού

Χάρη στα μέτρα αυτοματοποίησης στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, οι ώρες εργασίας, η λογιστική μισθοδοσία και τα αιτήματα αδειών καταγράφονται και επεξεργάζονται αυτόματα. Αυτό έχει οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου, μείωση των λαθών και αυξημένη διαφάνεια για τους εργαζόμενους. Ως αποτέλεσμα, έχει αυξηθεί η αποτελεσματικότητα της διοίκησης προσωπικού και έχει καταστεί ευκολότερο να επικεντρωθεί κανείς στις βασικές δραστηριότητες.

Όλες αυτές οι διαδικασίες αφορούν διάφορες εφαρμογές και ακόμη και όρια εταιρειών. Είναι διαδραστικές, εξαρτώνται από την ανατροφοδότηση ή την περαιτέρω επεξεργασία και είναι πάντοτε σωστές ως προς το περιεχόμενο.

Συμπέρασμα και προοπτικές

Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών αποτελεί ουσιαστικό μέρος του ψηφιακού μετασχηματισμού των εταιρειών. Με τη σωστή στρατηγική, οι εταιρείες μπορούν όχι μόνο να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες τους, αλλά και να αξιοποιήσουν νέες ευκαιρίες ανάπτυξης.

Η μελλοντική έμφαση θα δοθεί στην περαιτέρω βελτιστοποίηση της αυτοματοποίησης, στην ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών και στην προετοιμασία των εργαζομένων για τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις. Η συνεχής ανάπτυξη τεχνολογιών, όπως η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η ρομποτική, θα επιτρέψει στις εταιρείες να αυτοματοποιούν όλο και πιο πολύπλοκες διαδικασίες στο μέλλον. Τα συστήματα τεχνητής νοημοσύνης θα μπορούσαν ακόμη και να είναι σε θέση να δημιουργούν νέα επιχειρηματικά μοντέλα ή να προβλέπουν επιχειρηματικές στρατηγικές βάσει δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή της αυτοματοποίησης στις επιχειρηματικές σας διαδικασίες ή για γενικές ερωτήσεις σχετικά με αυτό το θέμα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Συμβουλή για να δοκιμάσετε

Αν ψάχνετε για μια αποτελεσματική λύση για τα email σας, το Superhuman email app θα μπορούσε να είναι η σωστή επιλογή. Με χαρακτηριστικά όπως συντομεύσεις, φιλοσοφία μηδενικών εισερχομένων και υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης, το Superhuman εξοικονομεί στους συγγραφείς που γράφουν συχνά έως και 4 ώρες εργασίας την εβδομάδα. Επιπλέον, το Superhuman σας επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε την κατάσταση ανάγνωσης των αποσταλμένων email σας, καθώς και να καθορίζετε τη συσκευή που χρησιμοποιείται.

Σχετικά με την Business Automatica GmbH:

Το Business Automatica μειώνει το κόστος των διαδικασιών με την αυτοματοποίηση των χειροκίνητων δραστηριοτήτων, αυξάνει την ποιότητα της ανταλλαγής δεδομένων σε πολύπλοκες αρχιτεκτονικές συστημάτων και συνδέει τα συστήματα που βρίσκονται σε τοπικό επίπεδο με σύγχρονες αρχιτεκτονικές cloud και SaaS. Η εφαρμοσμένη τεχνητή νοημοσύνη στην εταιρεία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτού. Η Business Automatica προσφέρει επίσης λύσεις αυτοματοποίησης από το cloud που είναι προσανατολισμένες στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο.