Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο κειμένου που περιέχει τα στοιχεία του τιμολογίου και άλλες απαραίτητες πληροφορίες για ένα σωστό τιμολόγιο σε μηχανικά αναγνώσιμη, προβλέψιμη, δομημένη μορφή. Κάθε πεδίο είναι καθορισμένο, π.χ. "αριθμός τιμολογίου", έτσι ώστε ένα πρόγραμμα να μπορεί να βασίζεται στο ότι το πεδίο αυτό περιέχει πάντα τις ίδιες πληροφορίες, π.χ. πάντα τον αριθμό του τιμολογίου.

Το Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικονομικών έχει αποφασίσει δύο μορφές που θεωρεί επιτρεπτές: Η μορφή XRechnung για τιμολόγια προς δημόσιους φορείς, η οποία είναι υποχρεωτική από το 2021, και το πρότυπο ZUGFeRD από την έκδοση 2.0.1, το οποίο είναι διαδεδομένο στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Εάν ένα έγγραφο δημιουργηθεί σε μία από αυτές τις δύο τυποποιημένες δομές δεδομένων, μπορεί - αλλά δεν είναι υποχρεωτικό - να υπογραφεί επίσης από τον δημιουργό του και συνεπώς είναι ανθεκτικό στην παραποίηση.

Το τιμολόγιο XInvoice

Το XRechnung είναι ένα αρχείο XML που πρέπει να είναι δομημένο σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σχήμα. Κάθε πεδίο έχει ένα συγκεκριμένο όνομα πεδίου που καθορίζεται από αυτό το πρότυπο XRechnung, το οποίο ακολουθείται από την τιμή του πεδίου, π.χ. "Αριθμός τιμολογίου" "RE-2023-12-0254". Καθώς η δομή είναι σταθερή και ομοιόμορφη, κάθε πρόγραμμα που ακολουθεί αυτό το πρότυπο μπορεί να διαβάσει τις πληροφορίες του τιμολογίου χωρίς προβλήματα.

Επιπλέον, από το αρχείο XML μπορεί να δημιουργηθεί ένα αρχείο PDF, το οποίο είναι πιο ευανάγνωστο για τον άνθρωπο, χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα απεικόνισης XRechnung. Ωστόσο, το αρχείο XML είναι καθοριστικό.

Στο XRechnung μπορούν να ενσωματωθούν και άλλα έγγραφα, όπως αποδείξεις εκτέλεσης ή δελτία αποστολής. Τα έγγραφα αυτά αποθηκεύονται με τη λεγόμενη κωδικοποίηση base64, μια ακολουθία αριθμών που χρησιμοποιείται επίσης στο Διαδίκτυο για τη μετάδοση εικόνων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα για τη δημιουργία του XRechnung δημιουργεί αυτή την κωδικοποιημένη με base64 ακολουθία αριθμών και την εγγράφει σε ένα αντίστοιχο πεδίο.

Η μορφή ZUGFeRD

Αυτό που ακούγεται σαν κατάλοιπο από την προ-μηχανική γεωργία και ονομάζεται Faktur-X στη Γαλλία μοιάζει πολύ με το XRechnung, αλλά το επεκτείνει. Ένα τιμολόγιο ZUGFeRD είναι ένα έγγραφο PDF με δυνατότητα ανάγνωσης από τον άνθρωπο, στο οποίο είναι ενσωματωμένο ένα αρχείο XML με δυνατότητα ανάγνωσης από τη μηχανή. Αυτό έχει δύο πλεονεκτήματα:

1. ένα τιμολόγιο ZUGFeRD μπορεί να διαβαστεί από τους ανθρώπους όπως ένα κανονικό τιμολόγιο PDF.

2. Κάθε πρόγραμμα υπολογιστή που εφαρμόζει αυτό το πρότυπο μπορεί να διαβάσει το αρχείο XML που είναι κρυμμένο στο αρχείο PDF.

Ως αποτέλεσμα, το πρότυπο ZUGFeRD δεν απαιτεί τη μεταγενέστερη δημιουργία ενός εγγράφου PDF αναγνώσιμου από τον άνθρωπο, καθώς αυτό δημιουργείται κατά τη δημιουργία του τιμολογίου ZUGFeRD. Το αρχείο XML με τη σειρά του ακολουθεί ένα πρότυπο, ώστε το πρόγραμμα παραλήπτη να μπορεί να βασίζεται στο ότι το τιμολόγιο ZUGFeRD είναι εύκολα αναγνώσιμο.

Ενσωμάτωση σε συστήματα ERP

Υποθέτουμε ότι οι μεγάλοι κατασκευαστές συστημάτων ERP, όπως το SAP S\4 ή το Oracle Fusion ή το Microsoft Dynamics, θα παρέχουν λειτουργίες συμβατές με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια για τη δημιουργία και την εισαγωγή ηλεκτρονικών τιμολογίων. Η λύση μας απευθύνεται σε εκείνες τις εταιρείες των οποίων το ERP δεν προσφέρει αυτή τη λειτουργικότητα ή των οποίων τη μονάδα ηλεκτρονικών τιμολογίων δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν για οποιονδήποτε λόγο.

Με αυτόν τον τρόπο, ακολουθούμε την αρχή της ελάχιστης παρέμβασης στα υπάρχοντα συστήματα ΤΠ: άλλωστε, δεν θέλετε να ξεκινήσετε ένα μεγάλο έργο ΤΠ. Επιπλέον, δεν θέλουμε να χρειαστεί να εγκαταστήσετε κανένα λογισμικό στις εγκαταστάσεις σας, αλλά προσφέρουμε μια υπηρεσία cloud που συνδέεται με το ERP σας μέσω μιας ευέλικτης διεπαφής (π.χ. υπηρεσία RESTful, SFTP, διακομιστής EDI κ.λπ.). Τρίτον, η υπηρεσία θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απλή και αξιόπιστη και να μπορεί να καταγράφει όλες τις διαδικασίες με τρόπο συμβατό με το GOBD. Τέταρτον, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο θα πρέπει να μπορεί να δημιουργηθεί και να διαβαστεί οικονομικά, ώστε η νομική υποχρέωση να μην αποτελεί δημοσιονομικό πρόβλημα.

Συνεπώς, η υπηρεσία μας ηλεκτρονικής τιμολόγησης βασίζεται στα ακόλουθα στοιχεία:

1. Ευέλικτες επιλογές σύνδεσης με το EPR σας- εδώ χρησιμοποιούμε μία από τις πιο σύγχρονες υπηρεσίες iPaaS με απεριόριστες τεχνικές δυνατότητες, ώστε κάθε πελάτης να μπορεί να συνδεθεί εύκολα.
2. Αξιόπιστο λογισμικό δημιουργίας και ανάγνωσης XRechnung και ZUGFeRD, το οποίο ελέγχεται τακτικά για τρωτά σημεία ασφαλείας και λειτουργικότητα και συμμορφώνεται πάντα με τις νομικές απαιτήσεις.
3. Πλήρης καταγραφή όλων των διεργασιών σε μια απαραβίαστη, συμβατή με το GOBD βάση δεδομένων, ώστε όλες οι συναλλαγές να μπορούν να εντοπιστούν ακόμη και μετά από χρόνια.
4. Απεριόριστες επιλογές επέκτασης χάρη σε μια αρθρωτή, προσανατολισμένη στα πρότυπα αρχιτεκτονική νέφους που λαμβάνει υπόψη τη δυναμική της επιχειρηματικής ζωής.

Τέλος, θα πρέπει να αναφερθεί ότι κάθε λύση είναι τόσο καλή όσο και οι άνθρωποι που βρίσκονται πίσω από αυτήν. Γι' αυτό αποδίδουμε μεγάλη σημασία στην κρυστάλλινη επικοινωνία, την αυστηρή διαχείριση του έργου και την πρώτης τάξεως εξυπηρέτηση πελατών.

Μπορείτε να βρείτε τις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση στο άρθρο μας"Ηλεκτρονική τιμολόγηση (e-invoicing) από το 2025".

Σχετικά με την Business Automatica GmbH:

Το Business Automatica μειώνει το κόστος των διαδικασιών με την αυτοματοποίηση των χειροκίνητων δραστηριοτήτων, αυξάνει την ποιότητα της ανταλλαγής δεδομένων σε πολύπλοκες αρχιτεκτονικές συστημάτων και συνδέει τα συστήματα που βρίσκονται σε τοπικό επίπεδο με σύγχρονες αρχιτεκτονικές cloud και SaaS. Η εφαρμοσμένη τεχνητή νοημοσύνη στην εταιρεία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτού. Η Business Automatica προσφέρει επίσης λύσεις αυτοματοποίησης από το cloud που είναι προσανατολισμένες στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο.