E-Rechnung mit cloudbasierter Software einfach nutzen

Für eilige Leser

• E-Rechnungspflicht ab 2025: Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in der EU arbeiten, müssen ab 2025 E-Rechnungen versenden – eine Herausforderung, die ohne große Systemänderungen bewältigt werden kann.
• Cloudbasierte Software – Einfach und nahtlos: Unsere Lösung ermöglicht die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD, ohne bestehende Systeme anzupassen. Alles funktioniert flexibel über die Cloud.
• Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsabwicklung und minimieren Fehler, während gesetzliche Anforderungen problemlos erfüllt werden.
• Flexibel, sicher und kosteneffizient: Unsere cloudbasierte Lösung bietet skalierbare Abrechnungsmodelle, DSGVO-konforme Sicherheit und eine einfache Integration in vorhandene Systeme.

Die E-Rechnungspflicht rückt näher – ab 2025 müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in der EU Geschäfte machen, E-Rechnungen übermitteln. Zeitgleich müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn Kunden das verlangen. Die Herausforderung besteht darin, Rechnungen digital zu erstellen sowie zu empfangen und den Formaten XRechnung und ZUGFeRD gerecht zu werden. Viele Unternehmen fragen sich, wie sie ihre bestehende Software so anpassen können, dass sie E-Rechnungen (E-invoices) ohne große Investitionen in neue Systeme nutzen können. Mit unserer cloudbasierten Softwarelösung bieten wir ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von automatisierten Prozessen zu profitieren.

Weitere Informationen zur Einführungspflicht sowie den damit verbundenen Übergangsregelungen, Fristen und akzeptierten Formaten finden Sie in unserem Artikel "Aktuelles: Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ab 2025".

Warum ist die E-Rechnung wichtig?

Durch die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung sollen Verwaltungsprozesse in Unternehmen und Behörden schneller und fehlerfreier werden. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD gewährleisten, dass Rechnungen digital und standardisiert übermittelt werden. Diese Umstellung soll sowohl Papier als auch manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

Viele Unternehmen haben jedoch Bedenken, ob sie ihre bestehenden Rechnungsprozesse bzw. ihr Quellsystem anpassen müssen. Die gute Nachricht: Sie können Ihre E-Rechnung cloudbasiert und ohne Änderungen an Ihren bestehenden Systemen empfangen und erstellen. Entdecken Sie die Vorteile unseres E-Invoicing-as-a-Service für eine moderne und unkomplizierte Abwicklung Ihrer Rechnungen.

Bedeutung von cloudbasierter Software

Cloudbasierte Software bezeichnet Programme, die über das Internet zur Verfügung gestellt werden, anstatt lokal auf einem Rechner installiert zu sein. Dadurch können Nutzer von unterschiedlichen Geräten aus auf die Software zugreifen, ohne sich mit der technischen Infrastruktur oder der Wartung belasten zu müssen. SaaS (Software-as-a-Service) Modelle bringen regelmäßig automatische Updates, Datensicherungen und eine flexible Nutzung - auch als pay-as-you-go bezeichnet - mit. Die Software ist stets über eine Internetverbindung verfügbar, was insbesondere für Dienste wie die Abwicklung von E-Rechnungen von Vorteil ist.

Unsere Lösung: E-Rechnung cloudbasiert erstellen

Unsere flexible Lösung zur E-Rechnungserstellung ist genau auf die Anforderungen moderner Unternehmen zugeschnitten. Mit uns können Sie gültige E-Rechnungen aus bestehenden Systemen erstellen und verteilen – sei es aus Excel, PDF, Datenbanken oder ERP-Systemen.

Wir bieten Ihnen eine vollständig cloudbasierte E-Rechnungssoftware, die sich nahtlos in Ihre Prozesse einfügt und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

1. E-Rechnung erstellen aus verschiedenen Quellen

Egal, welche Systeme Sie aktuell verwenden – mit unserer Lösung erstellen Sie E-Rechnungen cloudbasiert. Es ist nicht erforderlich, Ihr Quellsystem zu modifizieren. Unser Service ermöglicht es Ihnen, die Formate XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Ihren Datenquellen zu generieren und unterstützt darüber hinaus alle relevanten europäischen Rechnungsformate sowie Empfangs- und Versandkanäle.

2. Automatische Verteilung und Archivierung der E-Rechnung

Ihre E-Rechnung kann einfach und effizient per E-Mail, auf einem Dateiserver oder über eine API (Schnittstelle) verteilt werden. Die Archivierung erfolgt ebenfalls cloudbasiert, sodass alle Daten sicher und jederzeit abrufbar sind. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehlerquellen.

3. Cloudbasierte E-Invoicing Software für maximale Flexibilität

Unsere Lösung basiert auf der Cloud, was bedeutet, dass Sie keine eigene Infrastruktur aufbauen oder warten müssen. Durch den Einsatz von AWS Lambda und Workato werden Ihre E-Rechnungen in Echtzeit erstellt, validiert und verschickt - alles EU-DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen. Und falls Sie in Zukunft auf einen anderen Anbieter umsteigen möchten, bieten wir die Möglichkeit, die Lösung in alternative Cloud-Umgebungen zu migrieren. Zudem können alle E-Rechnungen auch in vorhandenen Document-Management-Systeme (DMS) gespeichert werden.

Anwendungsfälle, die Ihre Rechnungsprozesse optimieren

Mit unserem E-Invoicing Dienst können Sie mehr als nur E-Rechnungen erstellen. Wir bieten eine umfassende Automatisierung, die sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen effizient verarbeitet:

• XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden: Nutzen Sie bestehende Daten aus ERP-Systemen, Excel oder Datenbanken, um konforme E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen. Unsere Lösung übernimmt die Validierung und den Versand.
• Eingehende E-Rechnungen verarbeiten: Unser cloudbasierter Service unterstützt Sie natürlich auch dabei, eingehende Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu validieren und automatisiert weiterzuverarbeiten. Das spart Zeit, Kosten und vermeidet manuelle Fehler.

„Cloudbasierte Lösungen sind besonders vorteilhaft für Unternehmen, die Flexibilität und Skalierbarkeit suchen. Sie ermöglichen eine zügige Implementierung und senken den Wartungs- sowie Infrastrukturaufwand."

Technische Anforderungen und flexible Kostenmodelle

Unsere E-Invoicing Lösung ist flexibel und skalierbar. Alle Komponenten sind so aufgebaut, dass sie leicht angepasst oder ersetzt werden können, falls neue Anforderungen auftreten oder die Kosten gesenkt werden sollen. Dank unserer E-Rechnungsplattform können Sie sicherstellen, dass alle Prozesse effizient und kostengünstig ablaufen.

Vorteile der cloudbasierten Software

• Kosteneffiziente Umsetzung und geringer Aufwand: Die Implementierung erfordert moderate Investitionen und ist unkompliziert.
• Kompatibel mit bestehenden Systemen: Unsere Lösung lässt sich nahtlos in Ihre vorhandenen Softwaresysteme integrieren.
• Reduzierte Fehlerquote: Durch den Einsatz von KI sowie Automatisierung wird die Fehleranfälligkeit deutlich verringert.
• Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben: Sowohl deutsche als auch EU-weite Vorschriften (B2G, B2B) werden vollständig erfüllt.
• Bestens geeignet für KMU: Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der einfachen Implementierung.

Wir bieten Ihnen verschiedene Abrechnungsmodelle: Sie können pro erstellter E-Rechnung, pro empfangenem Dokument oder nach anderen Kriterien abrechnen. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Kosten behalten.

Fazit

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit unserer Lösung profitieren Sie von einer cloudbasierten Software, mit der Sie E-Rechnungen einfach und effizient erstellen können. Komplexe Systemanpassungen oder Investitionen in neue Infrastrukturen sind nicht notwendig. Stattdessen profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden von automatisierten Prozessen, flexibler Skalierbarkeit und schneller Integration. Eine kontinuierliche Prüfung und Anpassung der eingesetzten Lösungen an die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ist wichtig. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter kann hierbei entscheidend sein, um den Prozess weiter zu vereinfachen und zu verbessern.

Kontaktieren Sie uns unverbindlich und erfahren Sie, wie einfach die Umstellung in Ihrem Unternehmen sein kann. Mit Business Automatica setzen Sie auf eine Lösung, die Ihnen Zeit, Kosten und Ressourcen spart.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Nutzung einer Cloud-Lösung für E-Rechnungen sicher?

Ja, die Nutzung einer Cloud-Lösung ist sicher, da die Daten in geprüften Rechenzentren gehostet werden. Regelmäßige Updates und die Wartung der Software durch den Anbieter sorgen zusätzlich für ein hohes Sicherheitsniveau.

Welche Rolle spielt die Cloud bei der Implementierung von E-Rechnungen?

Die Implementierung einer Cloud-Lösung für E-Rechnungen ist oft einfacher und schneller, da keine umfangreiche IT-Infrastruktur vor Ort benötigt wird. Die Daten werden in sicheren Rechenzentren gehostet und bieten somit eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Wie funktioniert die Automatisierung bei E-Rechnungen?

Algorithmen prüfen automatisch die Rechnungsdaten auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Dies erleichtert nicht nur die Analyse, sondern reduziert auch den manuellen Aufwand und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Kann eine bestehende IT-Infrastruktur mit einer neuen E-Rechnungslösung kombiniert werden?

Ja, die meisten Cloud-Lösungen für E-Rechnungen sind so konzipiert, dass sie mit bestehenden IT-Systemen wie SAP oder anderen ERP-Systemen nahtlos zusammenarbeiten können. Dies erfordert oft nur eine minimale Anpassung, um eine optimale Funktion zu gewährleisten.

Welche Schritte sind bei der Implementierung einer E-Rechnungslösung zu beachten?

Die Implementierung erfolgt durchschnittlich in fünf Schritten: Bedarfsanalyse, Auswahl der passenden Lösung, Anpassung der Software, Schulung des Teams und nach Inbetriebnahme schließlich die regelmäßige Wartung der Software.