Für eilige Leser:

• Strukturierte E-Rechnung Formate: XML-basierte E-Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben einer Rechnung maschinenlesbar und einheitlich, was Fehler reduziert und den Rechnungsaustausch vereinfacht.
• Automatisierung & Effizienz: E-Rechnungen im XML-Format wie ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung ermöglichen eine vollständig medienbruchfreie und automatisierte Rechnungsverarbeitung – weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz!
• Flexible Integration: Dank flexibler Konnektoren lassen sich ZUGFeRD und XRechnung nahtlos in bestehende ERP-Systeme einbinden und ermöglichen die automatische Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen.
• Komplettlösung ohne Systemwechsel: Mit einer cloudbasierten E-Rechnungssoftware erstellen und empfangen Unternehmen digitale Rechnungen GoBD-konform, ohne dass neue IT-Systeme erforderlich sind.

Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung vereinfacht den oft aufwändigen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen erheblich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie digitale Rechnungen in diesen XML-basierten Standards einlesen und erstellen können, ohne ein neues IT-System einführen zu müssen. Entdecken Sie die Vorteile der E-Rechnung und wie Sie von ihr profitieren können!

Die Herausforderung der Rechnungsverarbeitung

Rechnungen elektronisch zu erfassen und mit Geschäftspartnern auszutauschen, ist ein Standardablauf im Geschäftsverkehr. Leider wird dieser Prozess oft durch Medienbrüche verkompliziert. Zum Beispiel, wenn Rechnungen zunächst in Formate wie PDF, TIFF oder gar Papier überführt werden. Die Rechnungsempfänger müssen diese dann oft technisch mühsam oder sogar manuell wieder in digitale Informationen transformieren. Eine durchgängige elektronische Verarbeitung dieser E-Rechnungen, die medienbruchfrei funktioniert, spart Zeit und Kosten.  

Was sind strukturierte elektronische Rechnungsformate?

Strukturierte E-Rechnungsformate sind standardisierte Datenaustauschformate auf Basis von XML. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe und erleichtern somit den gesamten Rechnungsprozess zwischen Unternehmen. Sie enthalten alle Pflichtangaben einer Rechnung in einem einheitlichen, maschinenlesbaren Format. Dies ermöglicht eine medienbruchfreie Übertragung und automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Unternehmen können dadurch effizienter arbeiten, Fehler reduzieren und die Transparenz in ihren Finanzabläufen erhöhen.

E-Rechnung: Formate ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

Um den Rechnungsaustausch zu vereinfachen, wurden die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung entwickelt. Sie ermöglichen die elektronische Rechnungsstellung in einem standardisierten XML-Format, das sowohl für Menschen lesbar ist als auch maschinell verarbeitet werden kann.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) stellt ein hybrides Format dar, das mit der Version ZUGFeRD 2.1.1 den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es kombiniert strukturierte Daten, beispielsweise im XML-Format, mit einem PDF-Dokument, wodurch die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen verständlich ist. Darüber hinaus sind die Strukturen und Felder der XML-Datei standardisiert und einheitlich benannt, was eine klare Zuordnung und Verarbeitung jeder Information beim Einlesen ermöglicht.

Was ist Factur-X

Factur-X ist ein ebenfalls ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von ZUGFeRD weiterführt und international anwendbar ist. Es ermöglicht ebenfalls den gleichzeitigen Austausch von strukturierten Rechnungsdaten (in XML-Format) und einem lesbaren PDF-Dokument. Insgesamt bietet Factur-X erweiterte Möglichkeiten für den elektronischen Rechnungsaustausch, insbesondere in grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen. Es entspricht ebenfalls der Norm EN 16931 und wird in Deutschland als akzeptiertes Format angesehen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ebenfalls ein standardisiertes XML-Format, das jedoch im Vergleich zum ZUGFeRD Standard keine graphische Komponente (PDF) enthält. Will ein Mensch eine XRechnung öffnen und lesen, muss er sich entweder mit dem XML-Dokument arrangieren und die Felder verstehen sowie deuten, oder er benutzt einen Dienst, zumeist eine Web-Seite, welche die XRechnung dank ihres Standards zumindest strukturell aufbereiten kann. Auch die XRechnung entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend.

Alle drei Formate sind also konform und erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025, sofern sie korrekt angewendet und die rechtlichen Standards eingehalten werden.

Herausforderungen bei der Integration

Einige Unternehmen erstellen ihre Rechnungen bereits elektronisch über Web-Oberflächen oder mit Softwarelösungen wie lexoffice oder sevDesk, welche den Standard XRechnung unterstützen. Für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen pro Monat verarbeiten müssen, ist jedoch eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme unerlässlich, um die Rechnungsdaten korrekt in einem strukturierten elektronischen Format zu übermitteln und zu empfangen.

Automatisierung durch Integration und Standardisierung

Der automatisierte Datenaustausch zwischen Systemen erfordert eine Integration, die ein tiefes Verständnis des gewünschten Workflows voraussetzt. Die Rechnungsbearbeitung, als kritischer Geschäftsprozess, muss präzise und nachvollziehbar sein, um den Geldfluss sicherzustellen. Standards wie XRechnung und ZUGFeRD bieten eine Grundlage, doch der wahre Nutzen entsteht erst durch eine vollständige Automatisierung des Workflows. Ein flexibler Connector für diese Standards kann den Rechnungsverarbeitungsprozess optimieren und die gesetzlichen Anforderungen besser erfüllen.

Cloudbasierte E-Rechnung: Ihre All-in-One-Lösung

Zahlreiche verfügbare Lösungen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Erstellung von XRechnung oder ZUGFeRD über Web-Oberflächen, während der Empfang und das Einlesen dieser Rechnungen weiterhin ungelöst bleiben. Besonders bei einem hohen Rechnungsaufkommen ist es sinnvoll, dies direkt aus dem ERP-System zu erledigen. Wir bieten Ihnen eine plattformunabhängige Lösung, die sich nahtlos in verschiedene Systeme integrieren lässt.

Mit unserer cloudbasierten E-Rechnungssoftware erstellen und empfangen Sie E-Rechnungen mühelos und ohne Systemanpassungen. Erleben Sie GoBD-konforme Archivierung, automatische Verarbeitung und Kosteneffizienz in einem. Buchen Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie unsere Lösung Ihre Prozesse vereinfachen kann!

Automatisierte Erstellung und Verarbeitung

Für eine vollautomatisierte und elektronische Verarbeitung von ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung haben wir eine Lösung entwickelt, die als Modul in jede gängige Integrationsplattform wie SAP Integration Suite, Workato oder Oracle Integration Cloud eingebunden werden kann. Dank API (Schnittstelle) und Connectoren fügt sich unser digitaler Rechnungskonverter in jede Middleware. Damit wird sowohl die Erstellung als auch das Einlesen von Rechnungen optimiert. Mit unserer Komplettlösung kann der gesamte Prozess, vom Rechnungsversand bis zum Einlesen der Daten, medienbruchfrei und automatisiert erfolgen.

Flexible Anpassung und Kontrolle

Bei der Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung können Unternehmen das Layout der PDF-Rechnung flexibel an ihre Corporate Identity anpassen. Der Rechnungskonverter liefert die fertige PDF/A-Rechnung samt eingebetteter XML-Datei, die auf einem File-Server abgelegt oder vor dem Versand in MS Teams oder Slack angezeigt werden kann. Den Präferenzen des eigenen Workflows sind keine Grenzen gesetzt.

Alle Schritte können zudem in einer Logging-App dokumentiert werden, um jederzeit vollständige Transparenz über alle Aktivitäten der Rechnungserstellung zu besitzen.

Auch das Einlesen von ZUGFeRD und XRechnung läuft automatisiert ab. Die XML-Daten werden nach dem Standard geparst und an das ERP-System übergeben. Dabei wird das PDF/A der ZUGFeRD-Rechnung aufgetrennt, sodass die XML-Daten maschinell verarbeitet werden können, während das PDF für den Nutzer per Link zugänglich bleibt. Das PDF kann auf einem File-Server bzw. Cloud-Speicher abgelegt werden und der Link zum jeweiligen menschlich lesbaren Dokument an das Nachfolgesystem (z.B. MS Dynamics F&O) als URL übergeben werden. 

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Notwendigkeit – sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X erleichtern den Austausch von Rechnungen erheblich, aber erst die vollständige Integration in einen automatisierten Workflow macht den größten Effizienzgewinn aus. Ein flexibler Connector zur Erstellung und Verarbeitung dieser Formate stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen, sondern auch ihre Prozesse qualitativ verbessern können.

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Angewandte künstliche Intelligenz im Unternehmen ist dabei ein integraler Bestandteil. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.