Aktuelles: Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ab 2025

Für eilige Leser:

• Einführungspflicht ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren. Papier- und PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt.
• Akzeptierte Formate: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format gemäß den europäischen Normen (EN 16931) vorliegen, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate erleichtern die maschinelle Verarbeitung.
• Übergangsregelungen bis 2028: Es gibt verschiedene Übergangsfristen bis Ende 2027, während denen unter bestimmten Bedingungen noch Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen verwendet werden können.
• Vorbereitung: Unternehmen müssen ihre internen Prozesse sowie Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen und Mitarbeitende schulen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Ab wann tritt die Pflicht zur E-Rechnung ein?

Ab dem Jahr 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verbindlich. Dies bedeutet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmern (B2B) in einem elektronischen Format abgewickelt werden müssen. Die Grundlage für die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben bildet das Wachstumschancengesetz, welches die Bestimmungen zur E-Rechnungspflicht festlegt. Das Gesetz wurde am 27.03.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet und definiert, welche Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind und welche elektronischen Formate akzeptiert werden.

Anforderungen an die E-Rechnung

Format

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, das den europäischen Normen (EN 16931) entspricht. Erfüllt werden diese Anforderungen zum Beispiel von der XRechnung und dem hybriden ZUGFeRD-Format. Diese unterscheiden sich in ihrer Struktur und Anwendung. XRechnung, ein XML-basiertes Format, wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der EU. Zugferd (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert XML- und PDF-Daten, wodurch es sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar ist, und eignet sich für den Einsatz in der Privatwirtschaft. Weitere Informationen zu diesen und weiteren Formaten sowie den Möglichkeiten einer Automatisierung finden Sie in unserem Blogbeitrag “Zugferd, Faktur-X und XRechnung automatisieren”.

Inhalt und Übermittlung

Die E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, die auch bei herkömmlichen Rechnungen erforderlich sind. Hierzu zählen z.B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag, etc.
Anstelle von einfachen PDF-Dateien oder Papierrechnungen müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können. Das Format enthält spezifische Platzierungen für Informationen wie Datum, Betrag und Leistungsempfänger, wodurch die maschinelle Verarbeitung erleichtert wird.

Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 werden Papier- sowie PDF-Rechnungen als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert. Eine im PDF-Format per E-Mail versandte Rechnung wird demnach nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.

Müssen alle Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem Jahr 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von ihrer Größe, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und rechtssicher zu archivieren. Diese Verpflichtung gilt branchenübergreifend für inländische Geschäftsvorfälle, sodass sowohl kleine als auch mittlere und große Unternehmen von den Regelungen betroffen sind.

Elektronische Rechnungen ermöglichen Unternehmen einen schnelleren und effizienteren Versand sowie Empfang, wodurch die Abwicklung von Geschäftsprozessen erheblich beschleunigt wird. Die Umstellung auf die E-Rechnung markiert somit einen weiteren Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und trägt zur Effizienzsteigerung bei.

E-Rechnung 2025: Fristen und Übergangsregelungen

Für die Jahre 2025 bis 2028 sind Übergangsregelungen vorgesehen. Diese sollen Unternehmen ausreichend Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und notwendige Anpassungen in ihren Rechnungslegungs- und IT-Systemen vorzunehmen. Die Regelungen unterscheiden sich im Wesentlichen zwischen der Ausstellung und dem Empfang einer Rechnung.

Übergangsregelungen

Rechnungsstellung: Grundsätzlich ist es auch nach dem 01.01.2025 in bestimmten Fällen zulässig, für ausgeführte B2B-Umsätze Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im PDF-Format auszustellen, die nicht dem neuen Format entsprechen. Dies bedarf jedoch immer der Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Rechnungsempfang: Wollen Unternehmen ab 2025 ihre Rechnungen im B2B-Bereich im vorgeschriebenen elektronischen Format versenden, ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Demnach müssen alle Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den Vorgaben des Wachstumschancengesetzes zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

Die Fristen im Überblick

• 1. Januar 2025: Beginn der neuen Regelungen zur Pflicht der elektronischen Rechnung. Unternehmen müssen den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen.
• 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden. Diese können noch als Papierrechnung oder PDF-Rechnung übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
• 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen bzw. nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• 1. Januar 2028: Alle inländischen Unternehmen müssen die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und deren Übermittlung im B2B-Bereich einhalten.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Diese können wie bisher als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden.

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