Automatisierungslösungen – Einfache Wege zu mehr Produktivität

Für eilige Leser:

• Schritt für Schritt zur Automatisierung: Wie schon kleine Automatisierungslösungen Ihren Arbeitsalltag entlasten und Ihre Produktivität steigern.
• Praktische Tools für den Alltag: Anwendungen und Desktop-Programme für Endnutzer – Automatisierungsmöglichkeiten ganz ohne oder mit Programmierkenntnissen!
• RPA und KI als Gamechanger: Entdecken Sie, wie Robotic Process Automation (RPA) wiederkehrende Aufgaben übernimmt und in Verbindung mit künstlicher Intelligenz (KI) effektiver wird.
• Praxistipps: Beispiele aus verschiedenen Branchen zeigen, wie Automatisierung Sie effizienter und wettbewerbsfähiger macht.

Automatisierung ist kein Hexenwerk. Sie hilft, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und Ressourcen effizienter einzusetzen. Für viele Unternehmen wirkt der Begriff jedoch einschüchternd – zu technisch, zu kompliziert, zu teuer. Dabei ist der Einstieg oft überraschend unkompliziert! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einfachen Automatisierungslösungen starten können und welche weiteren Möglichkeiten Ihnen offenstehen.

Was sind Automatisierungslösungen?

Vorteile von Automatisierungslösungen?

Stellen Sie sich vor, Ihre tägliche Arbeit würde sich um Aufgaben wie diese erleichtern:

• Termine planen ohne Hin- und Herschreiben von E-Mails.
• Daten aus Excel-Tabellen automatisch sortieren und auswerten lassen.
• Formulare automatisch ausfüllen oder Daten von einem System ins andere übertragen.

Automatisierung bedeutet, dass solche repetitiven und zeitraubenden Aufgaben von Programmen übernommen werden. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Kreative und strategische Arbeit.

Automatisierungslösungen: Tools für Endnutzer

Fertige Automatisierungstools ermöglichen Endnutzern einen einfachen Einstieg in die Welt der Automatisierung, ganz ohne technische Vorkenntnisse. Sie vereinfachen alltägliche Aufgaben und steigern die Effizienz, indem sie verschiedene Prozesse in den Hintergrund verlagern und optimieren.

Nachstehende Beispiele zeigen nur eine Auswahl an Möglichkeiten. Es gibt unzählige weitere Anwendungen, die auf verschiedene Bedürfnisse und Branchen zugeschnitten sind.

QuickBooks

Automatisiert Buchhaltungsaufgaben wie die Erfassung und Sortierung von Belegen sowie die Erstellung von Finanzberichten.

Automatisierung auf Ihrem Computer – Skripte und Makros

Wenn Sie den nächsten Schritt wagen möchten, können Sie Automatisierungsmöglichkeiten nutzen, die bereits in Ihrem Computer integriert sind. Die Automatisierung von Aufgaben durch Software wie Power Automate (Windows) oder Automator (Apple) kann Ihnen dabei helfen, wiederkehrende Abläufe effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.

Für die effektive Nutzung dieser Möglichkeiten sind grundlegende Kenntnisse hilfreich:

Grundlagen der Programmierung: Ein Verständnis von Konzepten wie Variablen, Schleifen und Bedingungen.

Kenntnisse der genutzten Anwendungen: Sie sollten sich mit den Funktionen der Software vertraut machen, die Sie automatisieren möchten.

Logisches Denken: Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu analysieren und in strukturierte Schritte zu unterteilen, ist essenziell.

Diese Tools eignen sich besonders für diejenigen, die regelmäßig mit Tabellenkalkulationen, Dateien oder anderen systembasierten Prozessen arbeiten. Durch Automatisierung schaffen Sie Freiräume für wichtigere Aufgaben und erhöhen Ihre Produktivität.

Robotic Process Automation (RPA) – Der Büroassistent auf Steroiden

RPA ist eine Art von Automatisierung, bei der Programme Benutzereingaben nachahmen. Sie können Klicks simulieren, Daten aus Formularen auslesen oder Informationen von einer Website kopieren.

„Besonders effektiv ist RPA in Kombination mit generativen KI-Lösungen, um unvorhersehbare Datenstrukturen zu verarbeiten und flexible Workflows zu gestalten“

Inspirationen was RPA leisten kann:

• Bestandsmanagement: RPA überwacht Lagerbestände in Echtzeit und generiert automatisch Nachbestellungen, wenn die Lagergrenze überschritten wird.

• Urlaubsverwaltung: Ein RPA-System verwaltet die Urlaubsanträge von Mitarbeitern, überprüft die Verfügbarkeit und aktualisiert den Kalender automatisch.

• Kundenfeedback-Auswertung: RPA-Tools sammeln Kundenfeedback aus Umfragen und Bewertungen und erstellen Zusammenfassungen für die Qualitätskontrolle.

• Vertragsmanagement: RPA extrahiert automatisch wichtige Daten aus Verträgen und aktualisiert die entsprechenden Systeme mit Fristen und Konditionen.

Praktisches Beispiel eines Kundenprojekts:

Im Rahmen eines Projekts für einen unserer Kunden haben wir ein RPA-Tool entwickelt und implementiert, das den täglichen Download von Preislisten von einer Website übernimmt, diese listenkonform aufbereitet und automatisiert an das Verkaufsteam verschickt. Diese Lösung reduzierte den manuellen Aufwand erheblich und sparte dem Kunden wertvolle Arbeitsstunden. RPA kommt primär dann zum Einsatz, wenn die zu automatisierenden Anwendungen keine Schnittstelle (API) haben, z.B. Web-Seiten, alte IBM i (AS/400) Programme oder eigenentwickelte Datenbankanwendungen.

Automatisierungslösungen über APIs und Prozessplattformen

Wenn Sie verschiedene Softwarelösungen miteinander verknüpfen möchten, kommen API-basierte Tools (Application Programming Interface, also Programmierschnittstellen) ins Spiel. Plattformen wie Zapier, Make oder Workato erlauben es, Workflows zu erstellen, die Programme miteinander sprechen lassen.

Praktisches Beispiel

Ein Unternehmensportal nutzt einen Webshop für Bestellungen von Mitarbeitern. Folgende Prozesse können dabei automatisiert werden:

1. Eine Bestellung geht ein.
2. Die Bestelldaten des Mitarbeiters werden automatisch an das CRM-System übermittelt.
3. Gleichzeitig wird ein Lieferschein im ERP-System erstellt.
4. Der Mitarbeiter erhält eine Bestell- sowie Versandbestätigung.

Solche Automatisierungen sparen nicht nur Zeit, sondern verhindern auch Fehler, die bei der manuellen Eingabe passieren könnten. API-basierte Automatisierungen sind „state-of-the-art“ Technologien, welche eine sehr hohe Zuverlässigkeit besitzen und sich dank Standard-Konnektoren zu einer Vielzahl an Anwendungen (SAP, Salesforce, Service Now, Microsoft Dynamics usw.) schnell umsetzen lassen.

KI im Einsatz von Automatisierungslösungen

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Automatisierung, indem sie nicht nur repetitive Aufgaben übernimmt, sondern auch komplexe Prozesse analysieren und heterogene Daten verarbeiten kann. Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungstools ist KI in der Lage, aus Daten zu lernen und sich an neue Bedingungen anzupassen.

Praktische Beispiele:

• IT-Support: Chatbots übernehmen einfache Supportanfragen, wie das Zurücksetzen von Passwörtern oder Vorschläge zur Behebung von Fehlermeldungen und entlasten so den Helpdesk.
• Logistik: KI-gestützte Systeme optimieren Lieferketten, indem sie Lieferwege analysieren und den besten Versandweg in Echtzeit berechnen.
• Datenanalyse: KI kann große Datenmengen automatisch auswerten, Trends identifizieren und Berichte erstellen – beispielsweise für Marketingkampagnen oder Finanzanalysen

KI erweitert die Möglichkeiten der Automatisierung und ermöglicht es Unternehmen sowie Einzelpersonen, intelligenter und effizienter zu arbeiten.

Beratung zu Automatisierungslösungen

Mit maßgeschneiderten Automatisierungslösungen, die von Robotic Process Automation (RPA) über API-Integrationen bis hin zu KI-Agenten reichen, ist Business Automatica der ideale Partner für Unternehmen jeder Größe. Unsere Leistungen zeichnen sich aus durch:

• Kundenspezifische Beratung: Angepasst an Ihre spezifischen Anforderungen. Wir prüfen zuerst, welche Lösung für Sie die günstigste und qualitativ beste ist.
• Zukunftssichere Technologien: Integration von Big Data und KI. Wir handeln herstellerunabhängig, sodass Sie immer von der besten Technologie profitieren.
• Erfolgreiche Projekte: Von der Dokumentenverarbeitung bis hin zu End-to-End-Prozessen. Wir betreuen die Projekte vollumfänglich inkl. Anforderungsbeschreibung, Projektmanagement sowie Nachbetreuung.

Über Business Automatica GmbH:

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Angewandte künstliche Intelligenz im Unternehmen ist dabei ein integraler Bestandteil. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.