Oplja, Business Automatica GmbH

Rechnungen automatisiert einlesen und mit Geschäftspartnern austauschen, ist ein Standardablauf im Geschäftsverkehr - leider aber auch ein sehr aufwändiger und teurer. Denn zumeist überführt zuerst der Rechnungssteller digitale Rechnungsdaten in analoge Formate wie PDF, TIFF oder gar Papier, die der Rechnungsempfänger dann oft technisch mühsam oder gar manuell wieder in digitale Informationen transformieren muss. Wie sogar das automatisiert werden kann, haben wir andernorts gezeigt.

Die Rechnungsstandards erklärt

Das geht einfacher, dachten sich mehrere Standardisierungsgremien und haben die XML-basierten Standards ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung kreiert. Letzteres ist sogar gesetzlich verpflichtend im Rechnungsaustausch mit deutschen Behörden. Dennoch bleibt ein Problem bestehen: Wie können vorhandene Unternehmensprozesse diese Rechnungsformate automatisch zum Einlesen und Erstellen nutzen? Viele angebotenen Lösungen zielen vorwiegend auf die Erstellung von XRechnung oder ZUGFeRD in Web-Oberflächen ab. Erstellen Sie viele Rechnungen, muss das direkt aus dem ERP-System heraus funktionieren. Zudem ist der Empfang und das Einlesen solcher Rechnung dann immer noch nicht gelöst. Wir haben genau dafür eine Lösung, die plattformunabhängig funktioniert und überall integriert werden kann.

Was ist ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung überhaupt? Um es vorweg zu nehmen: ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe - das eine deutsch, das andere französisch. Technisch gesehen handelt es sich um ein PDF - genau genommen PDF/A -, in das eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Menschen können das PDF lesen, Maschinen die XML-Datei; so die Idee. Zudem sind Struktur sowie Felder der XML-Datei standardisiert, d.h. einheitlich benannt, sodass beim Einlesen jede Information eindeutig zuordnen und verarbeiten werden kann.

ZUGFeRD Beispiel: PDF mit eingebettetem XML

Bei der XRechnung handelt es ist um eine XML-Datei, die ebenfalls standardisiert aufgebaut ist. Ihr fehlt es jedoch an der graphischen Komponente, wie sie im ZUGFeRD Standard vorgesehen ist. Will ein Mensch sie öffnen und lesen, muss er sich entweder mit dem XML-Dokument arrangieren und die Felder verstehen sowie deuten, oder er benutzt einen Dienst, zumeist eine Web-Seite, welche die XRechnung dank ihres Standards zumindest strukturell aufbereiten kann.

Ausgelesene ZUGFeRD Rechnung

Schreibt man wenige Rechnungen mit einer Software wie lexoffice, sevDesk, fastbill oder anderen Lösungen für kleine Unternehmen, so könne daraus auf Knopfdruck ZUGFeRD oder XRechnungen erstellt und per E-Mail versendet werden. Aber wie sieht das aus, wenn man hunderte Rechnung pro Monat oder gar Tag erstellt, die auch noch in den vom Empfänger gewünschten Standard gebracht werden sollen? Dann wird eine "Software" benötigt, die sich nahtlos in das jeweils eigene führende ERP-System einfügt, sodass die Rechnungserstellung mit den Rechnungsdaten aus dem ERP-System angestoßen werden kann, während die "Software" sich um korrekte Ausgestaltung und Übermittlung der ZUGFeRD bzw. XRechnung kümmert.

Erhält man selbst eine ZUGFeRD oder XRechnung, dann sollte dieselbe "Software" die Rechnungsdaten direkt in das ERP-System übermitteln können, ohne dass ein manueller Eingriff nötig ist. Ob die Rechnung per E-Mail, Schnittstelle oder Datei-Upload eintrifft, sollte ebenfalls unbeachtlich sein. Die Rechnungsdaten müssen fehlerfrei und umgehend ins ERP-System gelangen, denn Zahlungsziele, Skonti und Fristen laufen mit Rechnungszugang und nicht erst mit der Verarbeitung.

Business Automatica GmbH - Integration in einen Workato Connector

Damit alles einfach und schnell geht sowie flexibel gehalten werden kann, haben wir eine solche "Software" entwickelt, die in jede Integrations- und Automatisierungsplattform als Modul oder Dienst integriert werden kann. Ob Workato, Oracle Integration Cloud, SAP Integration Suite, Mulesoft oder webMethods - dank API und Connectoren fügt sich unser digitaler Rechnungskonverter in jede Middleware.

Das Erstellen von ZUGFeRD Rechnung bietet eine Besonderheit: So kann der Rechnungsersteller über eine Konfigurationsdatei bestimmen, wie das PDF der ZUGFeRD Rechnung aussehen soll. Das Layout ist folglich auf die eigene Corporate Identity anpassbar. Wird unser Rechnungskonverter aufgerufen, erhält der aufrufende Prozess die ZUGFeRD PDF/A Rechnung mit der eingebetteten XML-Datei als Antwort zurück, sodass diese auf einem File-Server oder Cloud-Speicher wie AWS S3 oder Box abgelegt werden können. Alternativ könnte auch vor dem Versand die Rechnung in MS Teams oder Slack angezeigt werden, und erst nach Freizeichnung die Zustellung vorgenommen werden. Der Präferenzen des eigenen Workflows sind keine Grenzen gesetzt.

Alle Schritte können zudem in einer Logging-App dokumentiert werden, um jederzeit vollständige Transparenz über alle Aktivitäten der Rechnungserstellung zu besitzen.

Beim Einlesen von ZUGFeRD bzw. XRechnung ist derselbe Schritt zu unternehmen: Eine XML-Datei gemäß Standard zu parsen, d.h. die Feldbezeichnungen zuzuordnen und die Inhalte auszuwerten. Anschließend wird der Inhalt an das Nachfolgesystem z.B. MS Dynamics F&O übergeben. Im Fall von ZUGFeRD muss jedoch zuerst das PDF/A in die graphische Rechnung und die XML-Datei aufgetrennt werden. Das PDF kann auf einem File-Server bzw. Cloud-Speicher abgelegt werden und der Link zum jeweiligen menschlich lesbaren Dokument an das Nachfolgesystem als URL übergeben werden. Dann sind die Daten aus der XML-Datei im Nachfolgesystem und der Mitarbeiter kann bei Bedarf das PDF durch Klick auf die URL in einem Browser sich anzeigen lassen.

Business Automatica GmbH

Was lehrt uns diese Implementierung? Sollen Daten zwischen Systemen ohne manuelle Interaktion unter ggf. Einbindung weiterer Systeme ausgetauscht werden, so handelt es sich um eine Integrationsaufgabe. Integration bedingt gleichzeitig immer ein Verständnis des gewünschten Workflows. Dies wiederum erfordert, dass der Mensch sich Gedanken über die Art und Weise macht, wie er arbeiten möchte.

Die Rechnungsbearbeitung soll grundsätzlich automatisch ablaufen. Sie ist ein "notwendiges Übel", da ohne sie kein Geld fließt. Gleichzeitig hat dieser Geschäftsprozess hohe Anforderungen an Genauigkeit, Formate sowie Nachvollziehbarkeit.

XRechnung und ZUGFeRD bzw. Faktur-X erleichtern den Datenaustausch, jedoch sind diese beiden Standards nur die "halbe Miete". Erst wenn die übermittelten Daten sich in einen automatisierten Workflow von Anfang bis Ende einfügen, ist den Beteiligten wirklich geholfen. Sie können dann im Reklamationsfall nicht nur jeden Schritt der Verarbeitung nachvollziehen und erklären, sondern bei Bedarf Abläufe neu anstoßen.

Ein flexibler, aus jeder IT-Umgebung nutzbarer Connector zum Verfassen sowie Einlesen von ZUGFeRD, Faktur-X und XRechnung ist eine willkommene Gelegenheit, den eigenen Rechnungsverarbeitungsprozess zu vereinfachen, qualitativ zu verbessern und die gesetzlichen Anforderungen noch besser zu erfüllen.

Business Automatica senkt Prozesskosten durch Automatisierung manueller Tätigkeiten, hebt die Qualität beim Datenaustausch in komplexen Systemarchitekturen und verbindet On-premise Systeme mit modernen Cloud- und SaaS-Architekturen. Zudem bietet Business Automatica auf Cybersicherheit ausgerichtete Automatisierungslösungen aus der Cloud.